Tổ chức hội nghị khách hàng tại các trung tâm hội nghị là một hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Thông qua những buổi sự kiện này nhằm thực hiện công tác thảo luận, tiếp nhận ý kiến khách hàng để doanh nghiệp tìm cách khắc phục cũng như đề ra hướng kinh doanh mới để phù hợp với thị hiếu khách hàng hiện nay. Mặc dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những quy định về tổ chức sự kiện mà pháp luật ban hành. Vậy nên bài viết này sẽ chỉ ra cho quý công ty nắm rõ hơn về điều này.
Giấy phép tổ chức
Bất cứ hoạt động tụ tập nào như quán xá, sự kiện và đặc biệt là hội nghị đều phải có sự cho phép của các cơ quan nhà nước mới được thực hiện. Bởi vì hội nghị là một cuộc thỏa luận về ý kiến và quan điểm giữa doanh nghiệp về một số vấn đề. Nên việc kiểm tra chất lượng nội dung buổi hội nghị phải hợp pháp, đúng quy chuẩn pháp luật, nhằm tránh tình trạng đưa thông tin sai lệch hoặc truyền bá hình ảnh bôi nhọ doanh tiếng. Và từ đó các cơ quan chức năng có thể quản lí được dễ dàng hơn
Xin giấy phép tổ chức các sự kiện tại trung tâm hội nghị
Theo đó, nội dung của buổi hội thảo phải hợp pháp, không vi phạm quy định của pháp luật. Việc xác định và kiểm tra nội dung sẽ được cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện.
Quy định về hồ sơ xin giấy phép
Để xin được giấy phép, các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ sau để gửi lên cơ quan thẩm quyền xét duyệt.
Đối với doanh nghiệp Việt Nam
- Lí do và mục đích tổ chức hội nghị
- Thời gian và địa điểm tiến hành, địa điểm khảo sát (nếu có)
- Nội dung và hoạt động diễn ra trong và bên lề hội nghị
- Thành phần tổ chức: các cơ quan, nhà phân phối, nhà tài trợ và nơi tổ chức
- Thành phần tham dự: danh sách đại biểu, số lượng người tham dự
- Ngân sách thực hiện chương trình
Nêu rõ những thông tin về thời gian và nơi tổ chức
Đối với doanh nghiệp nước ngoài
Hồ sơ cần chuẩn bị tương tụ như trên, phần thành phần tham dự thì nên ghi cụ thể đại biểu Việt Nam và nước ngoài.
- Công văn xin phép tổ chức hội nghị
- Đề án tổ chức
- Văn bản ý kiến của các cơ quan liên quan, nếu các quy định pháp luật khác yêu cầu
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị quốc tế (nếu có)
Thủ tục xin giấy phép tổ chức
Theo văn bản pháp luật về hoạt động tổ chức sự kiện, hội ngị, hội thảo thì thủ tục chung cho việc cấp phép gồm những bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ theo yêu cầu
- Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc online nếu cơ quan thẩm quyền có áp dụng.
- Bước 3: Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ và cấp Giấy phép tổ chức
Sau khi xét duyệt thì doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép tổ chức
Cơ quan thẩm quyền cấp phép tổ chức
Theo quy định về tổ chức các sự kiện thì có 2 loại hồ sơ xin giấy phép dành cho 2 đối tượng doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài. Giấy phép của doanh nghiệp Việt Nam sẽ do Sở ngoại vụ cấp, còn với doanh nghiệp nước ngoài thì sẽ do Sở thông tin truyền thông cấp. Lí do cho việc phân bổ như vậy là nhằm thuận tiện cho quá trình xét duyệt và quản lý cũng như cấp phép tổ chức của nhà nước
Kết
Bài viết trên đây là những chia sẻ về thông tin và quy định về pháp lý khi tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu như quý doanh nghiệp cảm thấy quá trình thực hiện các bước xin giấy phép tổ chức khá phức tạp và mất thời gian, thì Riverside Palace – Trung tâm hội nghị và Tiệc cưới sẽ có đội ngũ hỗ trợ những thủ tục trên cho bạn.
Với kinh nghiệm dày dạn và nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện và hội nghị, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Riverside Palace sẽ đưa ra những giải pháp hợp lí và thuận tiện nhất cho quí công ty. Mọi thắc mắc và yêu cầu hãy liên hệ qua đường link bên dưới. Hi vọng những thông tin trên đã giúp ích được cho bạn.
>>>> Liên hệ: Dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp