Sự kiện talkshow được tổ chức trên nhiều quy mô khác nhau. Tùy vào tính chất, mục đích của buổi talkshow để bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý mà Riverside Palace chia sẻ để giúp bạn tìm kiếm được địa điểm phù hợp nhất.
1. Vị trí thuận tiện cho đối tượng tham gia
Khi tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên xem xét vị trí của địa điểm có thuận tiện cho việc đi lại của mọi người không. Bạn tránh chọn những địa điểm nằm trong hẻm hoặc quá xa trung tâm thành phố. Việc lựa chọn địa điểm không thuận lợi cho đối tượng tham gia sẽ khiến cho sự kiện của bạn bị trì hoãn, chậm giờ tiến hành so với kịch bản chương trình.
Đặc biệt, khi sự kiện của bạn kéo dài trong nhiều ngày, thì việc chọn địa điểm nên nằm gần với khu vực lưu trú và nhà hàng để đối tượng tham gia chương trình thuận lợi hơn, đồng thời giúp mọi người đảm bảo tham gia chương trình đầy đủ, đúng giờ.
2. Dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm
Những dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm có thể kể đến, đó là: nhà hàng, bãi giữ xe, các cơ quan chức năng như công an, bệnh viện,…. Khoảng cách của các dịch vụ hỗ trợ này nằm càng gần thì việc quản trị rủi ro của bạn sẽ càng thuận tiện và nhanh chóng.
Đặc biệt, khi sự kiện của bạn có tiệc ăn uống nhưng chi phí tại địa điểm lại khá cao thì bạn có thể lựa chọn những phương án dự phòng bằng cách thuê những dịch vụ nhà hàng bên ngoài. Để tiện lợi, bạn có thể khảo sát cả hai nơi trước khi đưa ra quyết định nhé!
Quá trình tiến hành khảo sát địa điểm chính kết hợp khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh sẽ giúp ban tổ chức có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện của mình. Từ đó có thể dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh trong sự kiện.
3. Không gian của địa điểm
Trong quá trình tìm kiếm địa điểm, bạn nên tiến hành khảo sát kỹ không gian sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang, đường dạo bộ và những khu vực có liên quan. Quan tâm xem với địa điểm đó, có đủ sức chứa cho số lượng khách tham gia trong sự kiện của bạn không.
Một điều bạn cần chú ý, đó là không chọn những địa điểm có diện tích nhỏ, hoặc nếu đó là nơi chỉ vừa đủ. Bởi vì, ngoài không gian dành cho khách tham gia, bạn còn cần đến một lối đi rộng rãi, khu vực bàn chờ thoải mái để dự phòng cho những trường hợp rủi ro về hỏa hạn, sự cố khác.
Ngược lại, với những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì như vậy sẽ gây loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, bạn hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
4. Các dịch vụ đi kèm được cung cấp
Ngoài mặt bằng cho thuê, bạn cần quan tâm tới các dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, máy móc, các thiết bị trình chiếu,…
Gợi ý mà chúng tôi đưa ra ở đây, đó là lựa chọn gói dịch vụ trọn gói thay vì thuê đơn lẻ từng dịch vụ. Việc thuê một vài dịch vụ của địa điểm này và dịch vụ của bên cung ứng khác sẽ không giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí. Nếu phí vận chuyển của bên thứ 3 quá cao, bạn không những tiết kiệm được chi phí mà còn phải tốn công sức để vận chuyển chúng vào địa điểm tổ chức chính.
5. Chi phí tổ chức của địa điểm
Hãy tham khảo giá của từng hạng mục ở nhiều địa điểm, từ đó so sánh để chọn ra địa điểm thích hợp nhất.
Nếu như sự kiện của bạn có quy mô lớn và chứa nhiều hạng mục vậy hãy tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.
6. Mức độ đảm bảo an toàn của địa điểm
Một sự kiện diễn ra luôn phải đảm bảo được tính an toàn cho người tham gia. Do đó, trong quá trình khảo sát, bạn nên tìm hiểu kỹ xem địa điểm bạn dự kiến chọn thuê có phương án phòng chống chữa cháy như thế nào, có khả quan không?
Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức, đó là lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên.
7. Bãi giữ xe cho khách tham gia
Cuối cùng, yếu tố đầu tiên trực tiếp tác động đến người tham gia sự kiện là bãi giữ xe khi bước vào chương trình. Thông thường, tại các nhà hàng tiệc cưới, trung tâm hội nghị, khách sạn đều có chỗ giữ xe riêng. Tuy nhiên, nếu số lượng người tham gia sự kiện của bạn quá lớn, hãy khảo sát xem có bãi đỗ xe nào gần với địa điểm đó không.
Để tránh gây bất tiện cho người tham gia, bạn nên chọn bãi giữ xe có hầm để tạo cảm giác thoải mái cho mọi người, phần nữa bãi giữ xe tại hầm sẽ giúp yên tâm vì sự đảm bảo an ninh và không bị ướt nếu trời có mưa to hoặc nắng gắt.
Trên đây là những lưu ý khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện mà Riverside Palace chia sẻ tới bạn. Hy vọng với những gợi ý trên sẽ giúp các bạn dễ dàng chọn được địa điểm thích hợp với sự kiện của mình.
>>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm giúp bạn chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công