Một sự kiện được tổ chức thành công cần dựa vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp dễ khiến sự kiện của bạn bị hủy nhất, đó là không có địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Để giúp các bạn tháo gỡ khúc mắc khi tìm thuê địa điểm, nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace có một số chia sẻ dưới đây.
5 câu hỏi quan trọng cần được giải đáp rõ ràng trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bao gồm:
Câu hỏi 1: Phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện gồm những gì?
Việc xác định ngân sách hiện có sẽ giúp bạn giới hạn các địa điểm nằm trong cùng một phân khúc giá.
Với quy mô sự kiện cần diện tích bao nhiêu mới chứa đủ số người tham gian, không gian tổ chức như thế nào, cần đáp ứng những dịch vụ cung ứng nào,…. Việc liệt kê những tiêu chí mà sự kiện của bạn cần có sẽ giúp bạn thuận lợi trong quá trình khảo sát địa điểm.
Song song với những gì đã liệt kê, bạn hãy xem địa điểm bạn đang khảo sát tính phí những hạng mục nào. Việc đối chiếu những dịch vụ địa điểm cung cấp và không cung cấp với những thiết bị bạn cần cho sự kiện của mình để dễ dàng thương lượng, để đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Lưu ý rằng, dịch vụ của địa điểm cung cấp là phí trọn gói hay phí cho dịch vụ đơn lẻ. Nếu không có dịch vụ đi kèm thì những thiết bị, dịch vụ khác sẽ nằm trong mục phí phát sinh.
Câu hỏi 2: Giới hạn về trang trí, chỉnh sửa trong khu vực sự kiện
Để chương trình diễn ra theo đúng mong muốn và thể hiện đúng thông điệp truyền tải tới người tham dự, rất hiếm khi bên tổ chức sự kiện dùng y nguyên các trang trí có sẵn của địa điểm mà phải điều chỉnh, sửa sang và bổ sung thêm. Do đó, bạn cần chú ý kiểm tra với bên cho thuê địa điểm, hỏi mình có quyền để thực hiện quyền trang trí hay không.
Nếu bên cho thuê địa điểm đồng ý, bạn nên yêu cầu thêm vào điều khoản của hợp đồng để tránh gặp phải tranh chấp sau này. Nếu bên cho thuê địa điểm không cho phép thực hiện, bạn nên cân nhắc xem với chi phí thuê mặt bằng rẻ nhưng tổ chức chương trình không hiệu quả thì không nên chọn lựa.
Câu hỏi 3: Những quy định và luật bồi thường cụ thể về hư hại
Một trong những nguyên tắc để giảm thiểu rủi ro trong sự kiện, đó là “cẩn tắc vô ưu”. Sẽ có những tình huống khó lòng lường trước xảy ra và chúng kiến bạn phải chịu trách nhiệm khi hai bên không có quy định và trách nhiệm rõ ràng.
Để quản trị được rủi ro này, bạn nên có một bản hợp đồng ghi đầy đủ các quy định, trách nhiệm trong từng điều khoản cho mỗi hạng mục thuê. Chữ ký của bên cho thuê địa điểm phải chính xác là chủ nhân của địa điểm đó chứ không phải là nhân viên kinh doanh hay một ai khác.
Câu hỏi 4: Thời gian chính xác được sử dụng địa điểm?
Hỏi rõ thời gian thuê địa điểm theo ngày hay được tính phí theo giờ. Thời điểm nào được sử dụng địa điểm để chuẩn bị, set up, trang trí cho chương trình, thời gian nào sẵn sàng để tiếp đón khách tham gia vào sự kiện.
Việc thống nhất về giờ giấc sẽ tạo điều kiện để hai bên chủ động thực hiện các công việc với nhau.
Câu hỏi 5: Bên cho thuê địa điểm hỗ trợ nhân sự như thế nào?
Hãy đặt câu hỏi về nhân sự với bên cho thuê địa điểm. Nhân sự nào được địa điểm hỗ trợ cung cấp. Ví dụ như nhân viên phục vụ, nhân viên lễ tân, nhân viên kỹ thuật điều chỉnh âm thanh ánh sáng, nhân viên chạy màn hình LED, bảo vệ,…
Việc hỏi rõ và chi tiết từng bộ phận sẽ giúp bạn định hình được mức giá chung của địa điểm đó đắt hay rẻ. Mặt khác, biết được địa điểm sẽ cung cấp nguồn nhân sự nào sẽ giúp bạn tiết giảm nguồn lực của mình để không phải lãng phí ngân sách.
Với những chia sẻ ở trên của nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace, hy vọng sẽ cung cấp được những thông tin hữu ích và quan trọng để các bạn có chú ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm tìm được nơi tổ chức hợp lý để chương trình diễn ra thành công.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công