Lập kế hoạch sự kiện và tổ chức một cuộc họp có thể là một thách thức khá lớn, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn thực hiện điều này. Tuy nhiên bạn đừng quá lo lắng, chúng tôi đã tham khảo các mẹo tổ chức từ các chuyên gia chuyên về tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị. Hãy đón đọc và tích lũy kinh nghiệm cho mình ngay đi nào! Nếu bạn biết những mẹo này, ngay cả việc lập kế hoạch cho một sự kiện lớn cũng có thể trở nên dễ dàng.
1. Bắt đầu càng sớm càng tốt
Hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cho sự kiện
Nguyên tắc vàng của việc tổ chức sự kiện là bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt . Nếu sự kiện của bạn tương đối lớn (tức là hơn 500 người tham dự), thì trên thực tế, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện trước ít nhất từ bốn đến sáu tháng. Ngay cả đối với các sự kiện nhỏ hơn, hãy lập kế hoạch ít nhất trước một tháng.
Như chúng ta biết, một sự kiện có thể bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, vì vậy, bằng cách lập kế hoạch sớm, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn cho các yếu tố khác nhau của sự kiện: tùy chọn địa điểm, tùy chọn diễn giả, tùy chọn tài trợ, tùy chọn tiếp thị, v.v.
2. Xác định Mục đích và Mục tiêu của Sự kiện của Bạn
Bạn nên xác định mục đích và mục tiêu cho sự kiện của bạn
Trước khi tự mình lên kế hoạch cho một sự kiện, điều nên làm là phải trả lời câu hỏi quan trọng nhất: Tại sao bạn lại tổ chức sự kiện này ? Mục đích của sự kiện là gì? Trong một số trường hợp, nó có thể rất rõ ràng, nhưng trong những trường hợp khác, nó có thể không.
Dựa trên mục đích của sự kiện, bạn có thể quyết định loại sự kiện bạn sẽ tổ chức. Ví dụ: nếu sự kiện này được lên kế hoạch để hỗ trợ việc ra mắt một sản phẩm mới, thì các mục tiêu có thể là:
- 3.000 lượt theo dõi trên mạng xã hội của sản phẩm mới
- 3.000 lượt tương tác trên mạng xã hội
- 1.000 đơn đặt hàng trước cho sản phẩm đã ra mắt
Và như thế.
Đặt mục tiêu của bạn bằng các chỉ số có thể định lượng được để bạn có thể đo lường tiến trình của mình trong việc đạt được mục tiêu đó và cũng để đảm bảo nhóm của bạn có thể đạt được các mục tiêu.
3. Thiết lập ngân sách sớm
Bạn cần phải cân đối ngân sách ngay từ đầu cho sự kiện của bạn
Chúng tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn càng sớm càng tốt, nhưng điều đặc biệt quan trọng là bạn phải ước tính ngân sách càng sớm càng tốt.
Ngân sách của bạn sẽ quyết định nhiều yếu tố khác nhau trong sự kiện của bạn, vì vậy, mặc dù bạn không cần phải chuẩn bị sẵn mọi thứ, nhưng điều quan trọng là ít nhất bạn phải có một bản phác thảo về dự toán ngân sách của mình trước khi lên kế hoạch cho bất kỳ điều gì khác.
4. Chọn địa điểm lý tưởng
Trung tâm tổ chức hội nghị cao cấp Riverside Palace
Đối với một sự kiện trực tiếp, thì việc lựa chọn địa điểm có thể tạo nên hoặc phá vỡ thành công của bạn theo đúng nghĩa đen.
Một lần nữa, nếu đây là một sự kiện lớn, hãy đảm bảo bạn đã đặt chỗ ít nhất trước từ 4-6 cho địa điểm như đặt chỗ tại các trung tâm hội nghị cao cấp Riverside Palace, trung tâm hội nghị Quốc gia,….
Trong hầu hết các trường hợp, hãy tránh các khoảng thời gian lễ hội vì các địa điểm có xu hướng đắt hơn vào những thời điểm này. Khi bạn đã quyết định được ngày diễn ra sự kiện thì bạn có thể bắt đầu nghiên cứu các địa điểm tiềm năng.
5. Tạo một kế hoạch sự kiện bằng văn bản
Khi bạn đã ước tính được ngân sách của mình và đã thiết lập được ít nhất một mốc thời gian sơ bộ cho sự kiện của mình, thì bạn nên phát triển một kế hoạch sự kiện bằng văn bản như một lộ trình cho sự thành công của sự kiện. Có một kế hoạch sự kiện toàn diện sẽ giúp bạn đáng kể trong việc quản lý nhóm của mình, điều phối các tình nguyện viên,…
Đương nhiên bạn cũng đừng quên tất cả các chi tiết như hợp đồng, chính sách bảo hiểm, giấy phép và hậu cần của từng yếu tố khác nhau. Nếu bạn đã tổ chức các sự kiện trước đó, đặc biệt là với các loại tương tự, bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu và tài liệu trong quá khứ để lập kế hoạch sự kiện này.
Ngay cả khi nhóm của bạn khá nhỏ hoặc ngay cả khi bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện một mình, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của việc có một kế hoạch bằng văn bản , điều này có thể giúp ích rất nhiều trong việc kết hợp các yếu tố khác nhau của sự kiện và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận.
6. Tạo một thương hiệu mạnh
Một trong những thách thức quan trọng khi tổ chức sự kiện là đảm bảo sự kiện đó nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của việc có một tên sự kiện độc đáo và dễ nhớ. Quyết định một chủ đề tổng thể cho sự kiện, sau đó suy nghĩ về một tên cho sự kiện của bạn. Hãy suy nghĩ đến các vấn đề: Đề xuất giá trị độc đáo cho sự kiện của bạn là gì ? Điều gì làm cho nó khác biệt với các sự kiện khác trong thị trường ngách của bạn? Mục đích và mục tiêu của sự kiện là gì? (Như chúng ta đã thảo luận ở trên)
Các thành phần chính của sự kiện của bạn là gì?
Bạn nên kiểm tra tên các sự kiện khác, đặc biệt là của các đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn. Đảm bảo tên sự kiện dễ phát âm, dễ nhớ nhưng đồng thời là phải độc đáo. Tạo một logo để đi kèm với tên sự kiện
Có một điều tuy không bắt buộc, nhưng bạn cũng có thể tạo khẩu hiệu cho sự kiện của mình, khẩu hiệu ngắn nhưng độc đáo mô tả nội dung sự kiện của bạn
7. Đảm bảo các khoản tài trợ
Hãy luôn ghi nhớ đến các khoản tài trợ
Xây dựng danh sách các nhà tài trợ mục tiêu mà bạn muốn họ hỗ trợ cho sự kiện của mình. Tốt nhất bạn nên tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng từng công ty. Hãy nhớ rằng tài trợ là một thỏa thuận hai chiều . Bạn cũng nên cố gắng tìm ra cách họ có thể hưởng lợi từ sự kiện của bạn thay vì chỉ tập trung vào lợi ích của bạn.
Hãy thử nhận các nhà tài trợ:
- Đã từng tài trợ cho một sự kiện trước đây, vì vậy họ hiểu giá trị của việc tài trợ cho một sự kiện.
- Cung cấp các dịch vụ bổ sung cho những gì doanh nghiệp của bạn / sự kiện của bạn cung cấp.
- Dựa trên nghiên cứu của bạn, điều chỉnh các đề xuất cá nhân hóa với các gói tài trợ tùy chỉnh.
Kết thúc
Tổ chức thành công sự kiện đòi hỏi một sự chuẩn bị chu đáo kỹ lưỡng
Mặc dù việc lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện thành công có thể là một thách thức, nhưng với 7 mẹo hàng đầu được các chuyên gia tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị chia sẻ ở trên có thể là nền tảng vững chắc trong việc lập kế hoạch thành công cho sự kiện tiếp theo của bạn.
Trên tất cả, bí quyết tổ chức sự kiện thành công là sự hiểu biết thấu đáo về những người tham dự mục tiêu của bạn: bạn càng hiểu rõ cách bạn có thể mang lại giá trị cho họ, thì bạn càng có nhiều khả năng thiết kế một sự kiện “hoàn hảo” cho họ và sự kiện bạn có cơ hội thành công càng cao.