Bạn tự hỏi làm thế nào để lập kế hoạch cho một sự kiện? Có rất nhiều thứ liên quan đến việc tổ chức một sự kiện, nó không đơn giản chỉ là việc chọn một trung tâm hội nghị tại một ngày nào đó và thực hiện bài phát biểu là xong. Để tổ chức một sự kiện thành công gồm rất nhiều khâu. Trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các bước đơn giản để tổ chức thành công một sự kiện.
1. Suy nghĩ về mục đích và đối tượng mục tiêu của sự kiện
Hãy suy nghĩ đến đối tượng mục tiêu mà bạn muốn hướng đến
Bạn muốn sự kiện của mình đạt được điều gì? Nghe có vẻ đơn giản, nhưng tập trung vào mục đích của sự kiện ngay từ đầu sẽ giúp bạn đạt được tầm nhìn tổng quát. Đó cũng là chìa khóa để xác định đối tượng bạn muốn thu hút và bắt đầu suy nghĩ về những cách tốt nhất để thu hút họ thông qua tiếp thị và quảng cáo. Nếu bạn nghĩ đến đối tượng nhỏ tuổi hơn, bạn sẽ có nhiều khả năng tìm thấy và kết nối với họ trên các nền tảng truyền thông xã hội như TikTok, trong khi các kênh lâu đời hơn như Facebook hoạt động tốt hơn cho những người lớn tuổi hơn.
2. Đặt ngân sách sự kiện
Bạn phải lên ngân sách trước cho sự kiện
Bạn đang tổ chức sự kiện với mục đích gì? Có thể mục đích là để gây quỹ cho một tổ chức từ thiện hoặc vì mục đích nào khác? Vé vào cửa sẽ miễn phí hay được tính phí – và nếu tính phí, chúng sẽ có giá bao nhiêu? Dù bạn quyết định thế nào, câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tập trung vào tài chính cho sự kiện của mình, cho dù bạn đang tổ chức ảo hay trực tiếp tại các trung tâm hội nghị.
3. Quyết định ngày và địa điểm
Nắm bắt sớm những chi tiết chính này trong quy trình sự kiện sẽ giúp bạn tạo ra một đề xuất rõ ràng và có giá trị hơn. Hãy suy nghĩ về những gì bạn yêu cầu từ địa điểm (địa điểm, khả năng tiếp cận, tiện nghi đi kèm, v.v.) và thời gian trong năm phù hợp nhất với sự kiện của bạn, sau đó bắt đầu tìm kiếm các địa điểm tiềm năng.
Nếu sự kiện của bạn được tổ chức qua mạng, hãy nghĩ về nền tảng mà bạn có thể sử dụng.
4. Nói chuyện với nhà cung cấp và diễn giả
Diễn giả phát biểu trong sự kiện
Bước tiếp theo bạn cần xem xét khi tổ chức sự kiện là nghiên cứu các nhà cung cấp. Từ MC và người trang trí đến các dịch vụ cung cấp đồ ăn thức uống , phần lớn thành công của sự kiện của bạn dựa vào khả năng tìm được những đối tác tuyệt vời để làm việc cùng.
5. Tiếp cận các nhà tài trợ với một đề xuất
Lập danh sách các nhà tài trợ lý tưởng của bạn. Hãy suy nghĩ kỹ về những gì bạn muốn từ họ và những gì bạn có thể cung cấp để đổi lấy sự ủng hộ của họ. Đây là mối quan hệ đối tác, vì vậy hãy đưa ra đề xuất tài trợ đôi bên cùng có lợi.
6. Lập kế hoạch các biện pháp an toàn và sức khỏe
Trong thời điểm dịch bệnh thì việc giữ an toàn và sức khỏe rất quan trọng
Nếu bạn trực tiếp tổ chức sự kiện của mình, hãy đảm bảo mọi tình huống có thể xảy ra bằng cách tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch an toàn về sức khỏe để bảo vệ nhà cung cấp và người tham dự khỏi các vấn đề tiềm ẩn. Trong những thời điểm này, các hạn chế có thể có nghĩa là các biện pháp tạo khoảng cách an toàn xã hội hoặc các yêu cầu nghiêm ngặt về thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE). Đối với các sự kiện ảo , hãy cân nhắc chia sẻ danh sách các nội quy và quy tắc ứng xử với những người tham dự trước ngày trọng đại.
7. Gửi lời nhắc
Trong những ngày trước sự kiện, điều cần thiết là dành thời gian để kiểm tra với mọi người. Gửi email cho những người tham dự kèm theo hướng dẫn về cách tìm địa điểm hoặc cách đăng nhập vào nền tảng online, liên hệ với các nhà cung cấp để xác nhận thời gian và hỏi diễn giả xem họ có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào không.
8. Lên kế hoạch dự phòng
Mặc dù tất cả công việc khó khăn của bạn sẽ được thực hiện để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, nhưng tốt nhất bạn vẫn nên thực tế và chuẩn bị cho mọi kết quả. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra kế hoạch về cách bạn có thể ứng phó với những trở ngại không lường trước được và áp dụng các biện pháp như chính sách hoàn tiền rõ ràng để giúp tránh những thảm họa có thể xảy ra .
9. Đo lường sự thành công của sự kiện của bạn
Lưu ý các chỉ số chính như số lượng người tham dự, lợi nhuận, khách hàng tiềm năng và phản hồi khảo sát. Những gì được đo lường nên được quản lý . Bằng cách đầu tư một lượng nhỏ thời gian sau mỗi sự kiện, bạn có thể thực hiện những công việc này để rút kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo thành công hơn.
Kết luận
Trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace
Bạn có thể thấy, việc tổ chức không chỉ đơn giản là việc chọn một trung tâm hội nghị hay việc chuẩn bị kịch bản, bài phát biểu, mà nó là một danh sách rất dài các công việc cần lưu ý. Dành thời gian lên kế hoạch cho sự kiện của bạn trước từ bốn đến sáu tháng sẽ giúp bạn biến bất kỳ ý tưởng nào thành thành công. Nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn và sử dụng các bước quản lý sự kiện này để giúp tránh bất kỳ sự cố nào xảy ra vào phút cuối và tạo ra trải nghiệm mà khán giả của bạn sẽ không thể từ chối.
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch chưa? Nếu bạn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ thì đừng ngần ngại liên hệ trung tâm hội nghị Riverside Palace, chúng tôi sẽ nhiệt tình hỗ trợ và tư vấn để bạn tổ chức thành công sự kiện.