Ngày nay, việc tổ chức sự kiện ngoài trời với những ưu điểm như không gian thoáng đãng, rộng rãi và có sức chứa lớn là sự lựa chọn của nhiều nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên đi cùng những ưu điểm đó là những mặt hạn chế mà địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hay gặp phải. Cùng chúng tôi tìm hiểu và tìm ra những giải pháp cho các vấn đề ấy qua bài viết sau đây nhé!
1. Giấy phép cho địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Trong rất nhiều sự kiện ngoài trời được diễn ra, có những sự kiện được cho phép và những sự kiện không. Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như có thể không được tổ chức nếu không có giấy phép. Vì vậy, để sự kiện được diễn ra suôn sẻ thì bạn nên đăng ký giấy phép tổ chức hoạt động ngoài trời từ Sở văn hoá thể thao và Du lịch. Nếu sự kiện của bạn càng có nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền khác nhau. Một số thủ tục bạn cần chuẩn bị để xin được cấp phép như sau:
- Công văn xin phép tổ chức
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện
- Kịch bản chương trình
- Danh sách khách mời, đại biểu
- Hợp đồng thuê địa điểm sự kiện
Cần xin giấy phép về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ
2. Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Địa điểm tổ chức những sự kiện bên ngoài thường là các công viên, sân vận động, bãi biển,… Với một không gian rộng như vậy, hệ thống âm thanh, ánh sáng là vấn đề cần quan tâm bởi cần có hệ thống với công suất lớn và đảm bảo được những yêu cầu kỹ thuật cao. Đồng nghĩa với việc bạn phải trả chi phí cho hệ thống âm thanh, ánh sáng nhiều hơn so với các sự kiện tổ chức tại các địa điểm sự kiện có sẵn. Việc đảm bảo để không bị tiếng ồn xung quanh lấn át và giúp nghe có thể nghe rõ những gì trên sân khấu là điều cần lưu ý.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng cần đáp ứng cho một không gian rộng
3. Thời tiết
Thời tiết là vấn đề khó lường nhất đối với những sự kiện ngoài trời. Vì vậy, nên tổ chức các sự kiện ngoài trời vào những mùa khô để đảm bảo những cơn mưa có thể được kiểm soát phần nào. Bên cạnh đó, nhà tổ chức sự kiện cần có phương án dự phòng để không bị động nếu có mưa hay những yếu tố rủi ro từ thời tiết mang lại.
Cần có những phương án dự phòng cho những trường hợp gặp thời tiết xấu
4. Đảm bảo vệ sinh
Việc đảm bảo vệ sinh bao gồm cả vệ sinh trong ăn uống và giữ vệ sinh chung. Cần trang bị những thùng rác xung quanh khu vực tổ chức sự kiện và nhắc nhở khách mời cần giữ vệ sinh chung. Đồng thời có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh để tránh trường hợp sau khi sự kiện được tổ chức xong thì địa điểm ấy trở thành “bãi rác” gây khó khăn cho những người tổ chức sự kiện.
Yếu tố quan trọng không kém chính là nhà vệ sinh dành cho khách mời. Tại những địa điểm ngoài trời thường không có sẵn nhà vệ sinh hoặc nhà vệ sinh công cộng không đáp ứng được nhu cầu của số lượng khách mời lớn. Việc bố trí những nhà vệ sinh lưu động là cần thiết để không gây ùn tắc tại khu vực vệ sinh. Người tổ chức cần liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị để làm các thủ tục cho thuê.
5. Đảm bảo an toàn cho khách mời
Với việc khó quản lý và kiểm soát tại các sự kiện ngoài trời, việc xảy ra những xô xát hay gây gỗ là điều dễ gặp phải. Chính vì vậy, đối với những sự kiện có số lượng lớn người tham gia, cần được hỗ trợ về an ninh để đảm bảo không có những hậu quả đáng tiếc. Có thể nhờ đến lực lượng bộ đội hoặc thuê mướn lực lượng an ninh để đảm bảo mọi vấn đề cho sự kiện
6. Kiểm soát lượng xe
Trong thực tế, những sự kiện ngoài trời với số lượng lớn người tham gia thường gặp hạn chế trong việc không kiểm soát được số lượng xe. Vấn đề tiếp theo xuất phát từ lưu lượng xe quá đông dẫn đến tình trạng kẹt xe, ùn tắc trên các tuyến đường. Vì vậy cần khảo sát địa điểm và khoanh vùng khu vực đỗ xe một cách hợp lý trước khi quyết định địa điểm ấy.
Với những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời trên đây, hy vọng rằng bạn sẽ có một kế hoạch tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ thật hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị kỹ càng từ những chi tiết nhỏ nhất.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn nơi tổ chức sự kiện