Sự kiện là dịp đặc biệt để doanh nghiệp, công ty làm lễ kỉ niệm, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm, dịch vụ,…Mang vai trò quan trọng nên việc tổ chức sự kiện phải được đầu tư và hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Để tránh việc chất lượng sự kiện bị ảnh hưởng bởi những lý do không đáng, trong bài viết này Riverside Palace sẽ mang đến bạn 5 câu hỏi cần phải đặt ra khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Mong những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tổ chức một buổi tiệc thành công.
Phí thuê gồm những gì
Hãy xác nhận với địa điểm tổ chức sự kiện giá mà bạn nhận được đó bao gồm những gì. Với câu hỏi này bạn có thể chủ động phân chia ngân sách sao cho hợp lý và nắm rõ mọi chi phí để tránh những hiểu lầm sau này. Vì có thể giá mà bạn đã được báo chỉ mới là chi phí thuê địa điểm, những dịch vụ đi kèm khác như màn hình Led, MC, âm thanh, ánh sáng,…chưa được tính vào. Do đó hãy làm rõ phần “gồm những gì” và “chưa bao gồm những gì” để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Hãy xác nhận với địa điểm tổ chức sự kiện giá mà bạn nhận được đó bao gồm những gì
Có giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực diễn ra sự kiện không?
Mặc dù ngày nay các sảnh tiệc của nhà hàng được thiết kế đa dạng về phong cách, đầu tư kỹ càng về mặt hình ảnh nhưng đa số để buổi sự kiện được diễn ra theo ý tưởng đã lên sẵn thì sẽ luôn có những sự thay đổi, chỉnh sửa, thêm thắt vài chi tiết. Vì vậy trước khi đặt bút ký hợp đồng với bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện hãy chắc chắc rằng ý tưởng trang trí của mình nằm trong giới hạn cho phép và có thể thực hiện được. Và bạn có phải trả thêm bất cứ chi phí nào phát sinh không. Với những sự kiện quan trọng thì hãy cẩn thận trong mọi bước chuẩn bị để tránh những tình huống đáng tiếc nhé.
Hãy chắc chắc rằng ý tưởng trang trí của mình nằm trong giới hạn cho phép và có thể thực hiện được
Các quy định và bồi thường cụ thể về hư hại là gì?
“Cẩn tắc vô ưu”, việc thuê một căn phòng lớn để tổ chức sự kiện với sự góp mặt của nhiều người sẽ không khỏi xảy ra những hư hại, tổn thất. Dù cho bạn tính toán mọi thứ kỹ lưỡng, cố gắng giữ gìn hết mức có thể thì vẫn sẽ có những rủi ro tiềm tàng trong sự kiện khó mà có thể lường trước được. Vì vậy để có thể chủ động trong mọi việc bạn nên làm rõ những quy định và trách nhiệm của hai bên phòng khi có sự cố xảy ra.
Tìm hiểu về những quy định, bồi thường cụ thể về hư hại để có thể nắm rõ những thông tin cơ bản trước khi ký hợp đồng
Thời gian chính xác có thể sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện là gì?
Thông thường một ngày tại nhà hàng, khách sạn sẽ có nhiều buổi tiệc, sự kiện được diễn ra vì vậy bạn cần phải hỏi kỹ về khoảng thời gian mà công ty bạn có thể chính thức sử dụng sảnh tiệc để mọi việc được chuẩn bị chu đáo, kịp tiến độ, tránh trường hợp sắp đến giờ tổ chức sự kiện những sảnh tiệc vẫn còn đang diễn ra tiệc của một ai đó khác. Bạn cần phải đến địa điểm trước giờ mời khách sớm để có thể thực hiện những công tác chuẩn bị, trang trí, kiểm tra mọi thứ để đảm bảo khi khách mời đến tất cả đã được sắp xếp đâu vào đấy và buổi tiệc sẽ được diễn ra suôn sẻ, thành công.
Cần phải hỏi kỹ về khoảng thời gian mà công ty bạn có thể chính thức sử dụng sảnh tiệc
>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Bộ phận hỗ trợ nhân sự bên phía địa điểm tổ chức sự kiện gồm những ai?
Để một sự kiện được tổ chức thành công ngoài bộ phận nhân sự của công ty, những nhân viên hỗ trợ tại nhà hàng, khách sạn đó cũng đóng vai trò quan trọng. Đây chính là nguồn lực giúp cho chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch và xử lý những tình huống phát sinh nếu có. Bởi vậy bạn cần hết sức lưu tâm vấn đề này. Hãy mạnh dạn hỏi kỹ về phía địa điểm cho thuê có nhân sự kĩ thuật hỗ trợ chung không? Ai là người chạy màn hình LED? Nhân viên phục vụ tiệc trà bao gồm mấy người, liệu nhân viên an ninh có đủ để đảm bảo sự an toàn cho mọi khách mời nếu có bất cứ tình huống xấu gì xảy ra không?…Thậm chí bạn còn cần kiểm tra cả bãi đỗ xe, điều kiện cơ sở vật chất để đảm bảo đam đến những sự an tâm cho cả bạn và khách mời trong suốt quá trình buổi tiệc được diễn ra.
Để một sự kiện được tổ chức thành công ngoài bộ phận nhân sự của công ty, những nhân viên hỗ trợ tại nhà hàng, khách sạn cũng đóng vai trò quan trọng
Trên đây là 5 câu hỏi cơ bản mà bạn cần nhớ để hỏi khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra nếu bạn còn có những câu hỏi khác liên quan đến vấn đề tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay trung tâm hội nghị tiệc cưới Riverside Palace để được tư vấn tận tình và chu đáo nhất nhé.