Một sự kiện để có thể thành công cần rất nhiều yếu tố, trong tất cả các yếu tố đó, không cần phải đòi hỏi tất cả phải hoàn hảo, nhưng thứ quan trọng hơn để làm nên thành công đó là sự đặc biệt, sự nổi bật, sự thu hút và tiện lợi.
Có rất nhiều câu hỏi xoay quanh: Sự kiện này là gì? Địa điểm tổ chức sự kiện là ở đâu? Sẽ có những gì tại sự kiện? Trả lời được các câu hỏi này sẽ góp phần tạo nên sự thu hút đối với khách hàng và sẽ để lại ấn tượng khó quên trong lòng khách hàng. Vậy đó là những yếu tố nào? Chúng ta cùng tham khảo bên dưới nhé!
Yếu tố làm nên một sự kiện thành công
1. Chủ đề lôi cuốn
Chủ đề là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với sự kiện, chúng ta có thể hiểu nó giống như xương sống của sự kiện. Nhưng để có một chủ đề tốt, ngoài những ý tưởng đột phá, sáng tạo đỉnh cao thì chúng ta cần phải tìm hiểu thị trường, nhu cầu khách hàng, điều đó có thể giúp ta nắm rõ được nhu cầu khách hàng, hiểu rõ khách hàng đang muốn gì có cần gì để có thể đi sát với mục tiêu của sự kiện hơn. Đây chính là điều mọi khách hàng đang mong đợi. Hơn nữa, một chủ đề tốt sẽ giúp ta bám sát với các nội dung chính hơn, và dễ dàng triển khai các yếu tố khác như thời gian, không gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
2. Key moment ấn tượng
Tất cả người làm sự kiện đều chú trọng đến điều này, vì điều này sẽ quyết định đến sự sống còn của sự kiện. Vì tất cả mọi người sẽ chỉ bị lôi cuốn và thu hút khi có những khoảnh khắc ấn tượng, những bất ngờ lớn dành cho khán giả. Tuy nhiên để có thể thực hiện tốt yếu tố này thì cần phải có một địa điểm tổ chức sự kiện có thể đáp ứng được tốt các hoạt động của sự kiện.
Key moment ấn tượng
Cần chú ý không nên cố gắng làm cho mọi thứ đều trở nên đặc sắc thì dễ có thể khiến cho sự kiện bị dung hòa và không có điểm nổi bật.
3. Thiết kế độc đáo, sáng tạo, mới lạ
Không thể diễn đạt mọi thứ hết bằng lời nói. Hình ảnh, cũng tạo nên những hiệu ứng tốt, có sức mạnh lớn hơn cả ngôn ngữ, những hình ảnh, thiết kế độc đáo sẽ cuốn hút ngay từ những cái nhìn đầu tiên, tạo hiệu ứng mạnh về thị giác, người xem sẽ dễ dàng ghi nhớ nhiều hơn và rõ hơn, ấn tượng lâu hơn. Hình ảnh súc tích cô đọng ý nghĩa thông điệp nhiều hơn là diễn tả bằng lời nói và chữ viết.
4. Kịch bản hấp dẫn
Người tham dự chương trình sẽ có ấn tượng sâu sắc đối với sự kiện nếu như có một kịch bản hấp dẫn, có hết ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác. Nội dung được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ nhớ, dễ ấn tượng và khắc sâu vào tâm trí người tham dự đòi hỏi chương trình phải có khả năng dẫn dắt tốt, lôi cuốn. Nhưng không cần thiết phải làm mọi thứ trở nên quá ấn tượng theo kiểu “ gây sốc” nhưng phải đặc biệt, sáng tạo, có sự liên kết, gần gũi với tâm lý của khách hàng tham dự.
5. Truyền thông hiệu quả
Quảng bá là một thứ không thể thiếu trong sự kiện, quảng bá có thể bắt đầu từ các phương tiện, kênh, mạng mà bạn sở hữu như website, fanpage, email hoặc các trang mạng xã hội khác. Tiếp đến có thể là việc quảng cáo có trả phí để xây dựng truyền thông cho sự kiện.
Truyền thông có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều yếu tố chủ đề sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức sự kiện. Chú ý nêu lên những điểm mạnh.
6. Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện, cho dù sự kiện của bạn có chuẩn bị hoàn hảo, thiết kế một chương trình tỉ mỉ đến đâu nhưng nếu dịch vụ không tốt thì ấn tượng của khách hàng đối với sự kiện sẽ rất xấu. Ngược lại, nếu chọn một địa điểm tổ chức sự kiện tốt, mang lại cho khách hàng cảm giác thoải mái thì họ sẽ chú ý đến trải nghiệm tuyệt vời mà họ đã tận hưởng tại đây như là không gian đẹp mắt, sang trọng, phòng ốc cao cấp, thức ăn ngon, dịch vụ hoàn hảo hơn là một số chi tiết lỗi trong sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Sau đây là vài điểm cần chú ý khi chọn địa điểm tổ chức:
- Chi phí:
Nên chọn địa điểm có giá thành hợp lý với ngân sách của tổ chức, thông thường giá cho thuê vào những ngày trong tuần sẽ thấp hơn cuối tuần và ngày lễ.
- Địa điểm:
Về vị trí hợp lý, gần trung tâm, thuận tiện đi lại.
- Không gian của địa điểm:
Kiến trúc nội thất trang trí sao cho phù hợp với sự kiện.
- Dịch vụ và tiện nghi:
Thức ăn có phong phú đa dạng hay không, phải đảm bảo yếu tố an toàn thực phẩm, ưu tiên chọn địa điểm có bố trí sẵn bàn ghế, khăn trải bàn, để tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Sức chứa của địa điểm
- Bãi đậu xe
- Thiết kế an toàn
Qua những yếu tố trên chúng tôi hy vọng bạn sẽ tìm ra những lựa chọn tuyệt vời nhất cho sự kiện của mình.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công