Sự kiện chính là các hoạt động quảng bá, tiếp thị cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp. Đây chính là thời điểm công ty gặp gỡ, hợp tác với khách hàng, đại lý, đối tác, cơ quan truyền thông giúp trao đổi thông tin hai chiều và phát triển trong công việc. Sự kiện đóng vai trò quan trọng thế nên việc tổ chức phải thật chu đáo. Một sự kiện thành công hội tụ rất nhiều yếu tố. Trong bài viết này, Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện sẽ mang đến bạn những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện cho công ty. Hãy cùng tham khảo để có được những bước chuẩn bị hoàn hảo nhất nhé!
Địa điểm tổ chức sự kiện
Thông thường khi tổ chức sự kiện, các công ty chỉ quan tâm đến vấn đề xếp hạng sao của khách sạn, nhà hàng đó mà không để ý đến sức chứa cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện. Đây hẳn là một sự sai lầm lớn, để tổ chức sự kiện hoàn hảo bạn cần phải xác định lượng khách cụ thể và từ đó lựa chọn sảnh tiệc tổ chức sao cho phù hợp nhất. Tùy theo từng tính chất của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn địa điểm là ngoài trời hay trong các sảnh tiệc sang trọng. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa. Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh quá lớn vì sẽ loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
Để tổ chức sự kiện hoàn hảo bạn cần phải xác định lượng khách cụ thể và từ đó lựa chọn sảnh tiệc tổ chức sao cho phù hợp nhất
Hãy lựa chọn ít nhất là ba địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cho là phù hợp nhất để đến tham khảo. Trước khi lên danh sách những địa điểm để tổ chức tiệc, bạn nên đặt ra những tiêu chí cơ bản để có cơ sở sàng lọc. Trước tiên, địa điểm đó phải đáp ứng về sự thuận tiện đi lại cho đa số khách mời, không quá khó tìm, và tốt hơn hết là nằm trên tuyến đường rộng rãi để tránh tình trạng ùn tắc gây phiền hà cho khách mời vào giờ tan tầm. Tiếp theo, bạn nên xem xét về phong cách trang trí của sảnh tiệc nơi bạn sẽ tổ chức có phù hợp với tính chất sự kiện của công ty không. Bên cạnh đó bạn nên quan tâm đến bãi để xe, hãy đảm bảo nó đủ rộng rãi và thuận tiện với khách mời nhé.
Nên lựa chọn sảnh tiệc có phong cách trang trí sao cho phù hợp với tính chất sự kiện của công ty
>>> Gợi ý: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Điều kiện thời tiết
Có lẽ điều kiện thời tiết chính là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định đến sự thành công của một sự kiện. Nếu bạn tổ chức sự kiện vào mùa đông với những cơn mưa rả rích thì việc tổ chức ngoài trời không phải là một ý kiến hay. Mặc dù sự kiện ngoài trời sẽ mang đến nhiều trải nghiệm thú vị nhưng không nên quá mạo hiểm, đặc biệt với sự thất thường của thời tiết. Tốt nhất bạn nên chọn một nhà hàng với sảnh tiệc thoáng mát, sang trọng hoặc địa điểm có mái che để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi.
Ngoài ra, bạn nên xem trước dự báo thời tiết của ngày sự kiện được tổ chức để có được những sự chuẩn bị tốt nhất cũng như những phương án dự phòng. Nếu hôm đó được dự báo có mưa thì bạn hãy thông báo với khách mời thông qua việc in thông tin lên thiệp mời và đề nghị địa điểm tổ chức sự kiện có sự sắp xếp để đưa đón khách mời từ nhà đậu xe vào sảnh tiệc chính sao cho chu đáo nhất.
Ưu tiên lựa chọn tổ chức sự kiện tại các sảnh tiệc sang trọng nếu buổi tiệc diễn ra vào mùa mưa
Mức độ đảm bảo an toàn cho khách tham dự sự kiện
Một điều cần đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Bạn nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm đó. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Không những thế, bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp. Sự cẩn thận sẽ không bao giờ là thừa, hãy đảm bảo mọi điều thật an toàn để buổi sự kiện được diễn ra trng trạng thái thoải mái, yên tâm nhất nhé.
Hệ thống cơ sở vật chất
Ngoài việc tham khảo sảnh tiệc, khi đến địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải đặc biêt chú ý đến hệ thông cơ sở vật chất nơi đó. Hãy đảm bảo ánh sáng vừa đủ, không bị chập chờn, chói mắt. Hệ thống âm thanh phải ổn định, micro không bị tắt tiếng, hết pin trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, màn hình Led cần được bố trí ở nơi dễ nhìn để khách mời có thể theo dõi thông tin được trình chiếu. Bên cạnh đó công tác vệ sinh cũng cần được quan tâm. Bạn cần phải có một buổi tổng duyệt chạy thử trước chương trình để đảm bảo mọi việc sẽ được diễn ra hoàn hảo như bản kế hoạch.
Ngoài việc tham khảo sảnh tiệc, khi đến địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải đặc biêt chú ý đến hệ thông cơ sở vật chất
Chi phí tổ chức hợp lý
Trong bất cứ buổi sự kiện nào, yếu tố chi phí cũng là một điều thiết yếu đáng quan tâm. Bạn nên dành thời gian để tham khảo giá cũng như chất lượng dịch vụ của nhiều đơn vị tổ chức sự kiện trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hãy tìm hiểu về các ưu đãi của mỗi nhà hàng để có thể tiết kiệm được phần nào chi phí. Hãy yêu cầu phía tổ chức báo giá cuối cùng mà bạn sẽ phải thanh toán. Nếu có bất cứ khoản phát sinh nào thì cần phải được làm rõ để tránh những hiểu lầm có thể xảy ra sau này. Và nếu sự kiện có quy mô lớn, quan trọng thì bạn nên tìm đến những nhà tổ chức chuyên nghiệp, uy tín để được tư vấn và đưa ra mức giá phù hợp nhất.
Bạn nên tìm đến những nhà tổ chức chuyên nghiệp, uy tín để được tư vấn và đưa ra mức giá phù hợp nhất.
Trên đây là một vài yếu tố cần lưu ý dành cho bạn để có thể tổ chức một buổi sự kiện hoàn hảo nhất. Ngoài bản kế hoạch mà bạn đã lên, bạn cần phải tìm một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ cho bạn những tư vấn, cũng như cải thiện bản kế hoạch để mang đến những sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi tiệc quan trọng của công ty bạn. Với kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều buổi sự kiện có quy mô lớn, nhỏ khác nhau, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace hy vọng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.