Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng nhằm quảng bá hình ảnh cũng như chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, khi tổ chức hội thảo bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để đảm bảo được tính chuyên nghiệp. Trong đó, địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công cho buổi hội thảo, cùng theo dõi các tiêu chí khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm ngay bài viết dưới đây nhé!
Địa điểm phù hợp với quy mô
Quy mô hội thảo sẽ quyết định đến chất lượng xuyên suốt chương trình hội thảo. Nó phụ thuộc vào số lượng khách tham dự ít hay nhiều, có tổ chức tiệc ăn uống hay không, có các trò chơi thực tế không,…Mỗi một sự kiện thường sẽ có đối tượng khách mời khác nhau. Từ đó đơn vị tổ chức sẽ phân chia nhóm khách mời chính, nhóm khách mời quan trọng để bố trí vị trí ngồi ưu tiên hàng đầu.
Lên danh sách số lượng khách mời chi tiết, cụ thể là một trong những bước giúp xác định để lựa chọn địa điểm tổ chức lớn hay nhỏ. Nếu số lượng khách ít mà chọn không gian tổ chức quá rộng, điều này sẽ vô tình tạo nên cảm giác thiếu đi sự gắn kết giữa mọi người trong hội thảo. Còn nếu không gian nhỏ nhưng khách mời khá đông thì sẽ dễ tạo cho người tham dự cảm giác bí bách, chật chội. Từ đó, sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của sự kiện hội thảo.
Đảm bảo không gian tổ chức vừa đủ để người tham dự cảm thấy thoải mái
Do đó, bạn cần cân đối giữa diện tích không gian tổ chức và số lượng khách tham dự. Đảm bảo cho mọi người cảm thấy sự kiện hội thảo có sự gần gũi, dễ dàng tương tác với các thành viên khác.
Xác định rõ tính chất của sự kiện
Không phải buổi hội thảo nào cũng mang tính cứng nhắc và khuôn mẫu nhất định. Tính chất của sự kiện còn phụ thuộc vào nội dung và đặc điểm của khách mời tham dự. Việc xác định tính chất của sự kiện cần phải được triển khai từ khi lên kế hoạch. Điều này nhằm định hướng toàn bộ kịch bản của chương trình cũng như trở thành một trong các tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm.
Tính chất sự kiện cần được xác định để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Những buổi hội thảo có tính chất sang trọng, chuyên nghiệp, cần sự tập trung quan tâm của khách mời như: hội thảo chuyên ngành, hội thảo du học, khoa học,… nên được ưu tiên tổ chức ở những địa điểm yên tĩnh, sang trọng. Đối với sự kiện hội thảo về sáng tạo, du lịch, vui chơi,… nên chọn tổ chức tại không gian thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên.
Việc chọn địa điểm tổ chức cũng quyết định đến hình ảnh của doanh nghiệp. Nó thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với những khách mời tham dự.
Nhu cầu về thiết bị
Xét về các tiêu chí khi chọn địa điểm hội thảo thì âm thanh, ánh sáng và các thiết bị hỗ trợ sự kiện cũng là vấn đề cần chú ý. Nếu một địa điểm phù hợp với quy mô cũng như tính chất hội thảo tuy nhiên lại không đảm bảo được lợi thế về nguồn điện, âm thanh, thiết bị sự kiện thì đó chưa phải là một địa điểm tổ chức lý tưởng. Nếu sự kiện hội thảo có quy mô tương đối lớn thì đòi hỏi phải có sự đầu tư chuyên nghiệp, chất lượng hơn so với hội thảo có quy mô tổ chức nhỏ.
Thiết bị sự kiện cần được đảm bảo
Ngoài ra, thiết bị tại sự kiện còn dựa trên nội dung của hội thảo. Cụ thể như sau:
- Đối với những chủ đề hội thảo liên quan đến học thuật. Người phụ trách cho công tác chuẩn bị cần có các thiết bị phục vụ cho mục đích trình chiếu và thuyết trình như: máy chiếu, mic, bút laser, loa,…
- Đối với những sự kiện với mục đích quảng bá. Thiết bị hỗ trợ cần được chú trọng sẽ bao gồm: Màn hình led, trang trí sân khấu, cổng chào,..
- Kỹ thuật lắp đặt các thiết bị cũng cần dựa trên thực tế tại địa điểm tổ chức. Đảm bảo các thiết bị hoạt động trơn tru và không xảy ra sự cố nào trong suốt quá trình diễn ra chương trình.
>> Tham khảo: Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng và chuyên nghiệp
Với những thông tin được chia sẻ ở trên, hy vọng sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong việc tìm và lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm lý tưởng nhất. Chúc bạn thành công!
