Tổ chức hội thảo là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp nhằm quảng bá sản phẩm đồng thời thúc đầy thương hiệu với đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách dự hội thảo mà doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều sau đây khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm cho doanh nghiệp.
Vị trí tổ chức phù hợp với đối tượng tham dự hội thảo
Điều đầu tiên bạn cần lưu ý đến là địa điểm bạn quyết định chọn để tổ chức hội thảo nằm ở vị trí như thế nào? Vị trí có dễ dàng để khách tham dự tìm kiếm và di chuyển đến hay không? Vì vị trí càng thuận tiện cũng như di chuyển dễ dàng sẽ gia tăng tỷ lệ khách tham dự hội thảo và tránh được tình trạng đến trễ.
Lựa chọn địa điểm có vị trí phù hợp
Nếu có thể hãy cân nhắc lựa chọn địa điểm nằm ở trung tâm thành phố có vị trí giao thông thuận tiện để hạn chế trình trạng tắc đường.
Dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức hội thảo
Nếu bạn muốn tổ chức tiệc thì nên lựa chọn những đơn vị kết hợp cả hai dịch vụ tổ chức sự kiện và buổi tiệc để dễ dàng cân nhắc và kiểm soát tình hình, tránh gây lãng phí thời gian di chuyển giữa các địa điểm với nhau. Đồng thời sẽ giúp bạn chủ động hơn khi xử lý tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Không gian địa điểm tổ chức đáp ứng đủ yêu cầu hội thảo
Đáp ứng đầy đủ các yếu tố bao gồm sảnh tiệc, hành lang, sảnh tiếp khách và các khu vực khác liên quan. Nếu sự kiện hội thảo của bạn có quy mô khách tham dự lớn, hãy tìm địa điểm có không gian đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái đồng thời thuận tiện cho các công tác tổ chức. Ngược lại, với những sự kiện có lượng khách tham dự ít thì không nên lựa chọn sảnh quá lớn vì như vậy sẽ gây ra tình trạng loãng không gian chương trình.
Không gian đáp ứng đủ những yêu cầu cho sự kiện hội thảo
Hệ thống dịch vụ và chất lượng bên trong không gian tổ chức
Địa điểm tổ chức hội thảo phải đáp ứng và trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: Âm thanh và ánh sáng, sân khấu, micro, thiết bị trình chiếu, màn hình led,… cũng là điều cần lưu tâm đến.
Tiệc teabreak trong thời gian nghỉ giải lao, thức uống hay vấn đề về dịch vụ bạn cũng nên kiểm tra và cân nhắc. Một địa điểm tổ chức cung cấp đầy đủ dịch vụ và chất lượng tốt sẽ tốt hơn so với những địa điểm chỉ phục vụ tổ chức hội thảo đơn thuần
Chi phí của địa điểm tổ chức hợp lý
Bạn nên tìm kiếm và tham khảo giá của nhiều địa điểm khác nhau trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chi phí là yếu tố quan trọng để bạn đưa ra so sánh giữa nhiều địa điểm với nhau.
Nên tham khảo nhiều địa điểm tổ chức khác nhau
Hãy dành thời gian và công sức để phân tích và tìm kiếm một địa điểm phù hợp nhất cho hội thảo của bạn.
Khu vực đỗ xe tại địa điểm tổ chức
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm đây là yếu tố doanh nghiệp thường bỏ qua. Bạn hãy tìm hiểu và hỏi rõ nhân viên tư vấn rẳng địa điểm mà mình chọn tổ chức có bãi đậu xe không?
Thật tốt nếu địa điểm có sẵn bãi đậu xe. Tuy nhiên, nếu không có thì bạn cần tìm phương án thay thế là hãy tìm bãi thay thế ở gần đó để khách có thể sử dụng. Trong trường hợp này thì ban tổ chức sự kiện nên lưu ý với khách tham dự trên poster hay thư mời hội thảo.
Khu vực đỗ xe cũng là yếu tố bạn cần xem xét
Cần cân nhắc lại khoản kinh phí bỏ ra và chi phí tổ chức chương trình nếu bãi đỗ xe thay thế có phụ thêm thêm phí.
>> Tham khảo: Yếu tố lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng
Trên đây là những chia sẻ về bí quyết lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm. Mong rằng với thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể chọn một địa điểm hội thảo lý tưởng và phù hợp nhất. Nếu có thắc mắc cần giải đáp về tổ chức hội thảo, hãy liên hệ ngay với Riverside Palace để được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp.