Để có thể tổ chức một buổi sự kiện, hội nghị ấn tượng và thành công, người tổ chức chắc hẳn phải lên kế hoạch với những sự chuẩn bị tỉ mỉ cho từng khâu khác nhau. Một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của buổi sự kiện chính là địa điểm tổ chức. Bài viết dưới đây, chúng tôi xin phép được bật mí một số bí quyết để có thể lựa chọn được một trung tâm hội nghị hoàn hảo và phù hợp nhất.
Vị trí của trung tâm hội nghị
Điều đầu tiên bạn cần lưu ý về vị trí của trung tâm tổ chức sự kiện. Thông thường, khi tiến hành tổ chức một buổi hội nghị hay sự kiện, bạn cần phải tìm kiếm những địa điểm ở gần khu vực trung tâm, nơi có giao thông thuận lợi để khách tham dự có thể dễ dàng di chuyển và tìm kiếm. Ngoài ra, vì tính chất của buổi hội nghị là sự sang trọng và lịch sự. Chính vì vậy, việc tìm kiếm một địa điểm tổ chức hội nghị uy tín và chuyên nghiệp được tọa lạc tại một vị trí địa lý thuận lợi là điều cần phải lưu ý đầu tiên.
Riverside Palace tọa lạc tại một vị trí thuận lợi
Cơ sở vật chất và các trang thiết bị
Điều thứ 2 chính là bạn nên lựa chọn các trung tâm tổ chức hội nghị sở hữu cơ sở vật chất và các trang thiết bị tiên tiến. Bạn có thể tìm kiếm và khảo sát xem địa điểm mà bạn đang để ý, các trang thiết bị tại nơi này có còn mới hay không. Bởi vì trong trường hợp bạn thuê phải một địa điểm có trang thiết bị cũng như cơ sở vật chất xuống cấp sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến buổi hội thảo và sự kiện. Những yếu tố mà bạn cần để tâm và thực hiện kiểm tra kỹ khi khảo sát như:
- Trần nhà
- Tường
- Hành lang
- Cổng vào
- Hệ thống điện
Sảnh hội nghị đầy sang trọng tại Riverside Palace
Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Đối với các buổi sự kiện, hội thảo việc giao tiếp và không khí cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà nhà tổ chức nên lưu ý để có một buổi tiệc hoàn hảo và thành công. Chính vì vậy, việc kiểm tra chất lượng âm thanh trước khi diễn ra buổi sự kiện là điều rất quan trọng. Ngoài ra, nhà tổ chức nên kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị về ánh sáng như màn hình LED, máy chiếu hoặc đèn chiếu… để có thể truyền đạt được thông điệp của mình đến khách tham dự.
Trung tâm có dịch vụ đi kèm hỗ trợ hay không?
Để quá trình buổi hội nghị diễn ra một cách thuận lợi nhất có thể, bạn nên thuê các địa điểm có hỗ trợ cung cấp thêm các dịch vụ đi kèm như: thực đơn nhẹ, dụng cụ chuẩn bị setup cho buổi sự kiện… Bên cạnh đó, việc lựa chọn một địa điểm có hỗ trợ các gói dịch vụ đi kèm như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí so với việc phải thuê hay tự mua các sản phẩm hoặc dịch vụ riêng lẻ. Và việc thuê trọn gói dịch vụ của trung tâm hội nghị cũng giúp cho bạn đỡ tốn công sức và thời gian hơn rất nhiều.
Hội trường có diện tích và không gian như thế nào?
Một buổi hội nghị cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về sảnh tiệc, bạn cần xem xét diện tích của hội trường của trung tâm đó liệu có đủ sức chứa với số lượng khách mời tham dự hay không. Đồng thời, không gian trống sau khi đã bày trí bàn tiệc liệu có khiến cho người tham dự thoải mái không, lối đi hay khoảng cách có đủ để set up bàn chờ hay không. Bạn cần lưu ý kỹ các điều này để có thể có một hội trường với diện tích và không gian khiến cho khách tham dự hội nghị thấy thoải mái để tạo nên buổi hội thảo gây ấn tượng.
Không gian hội trường tại Riverside Palace
Có bãi giữ xe hay không?
Bạn có thể dựa vào số lượng người tham gia để tính toán số lượng chỗ đậu xe hợp lý. Vì vậy, nếu tìm kiếm một địa điểm tổ chức đẹp nhưng vị trí đỗ xe hẹp hay ra vào khó khăn thì sẽ không phải là phương án tối ưu. Chính vì thế, khi tìm kiếm trung tâm để tổ chức sự kiện bạn cần xem xét cả yếu tố bên trong lẫn bên ngoài.
Giá thuê hội trường
Bạn nên tìm hiểu hay dò hỏi trước các đơn vị tương ứng khác nhau để có thể so sánh mức giá từ đó đưa ra được sự lựa chọn vừa hợp ý vừa phù hợp với ngân sách tài chính mà mình dự trù.
Kết luận
Bên trên là một vài những lưu ý mà bạn có thể tham khảo khi đi khảo sát và tìm kiếm tổ chức sự kiện. Hy vọng thông qua bài viết với những thông tin mà chúng tôi cung cấp bạn có thể lựa chọn được một trung tâm tổ chức sự kiện ưng ý. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của Riverside Palace, nơi đây là một trong những trung tâm hội nghị uy tín và chuyên nghiệp được đánh giá cao.