Bạn được giao nhiệm vụ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho công ty nhưng đứng giữa “rừng” thông tin cùng với những bỡ ngỡ của lần đầu tổ chức, bạn hoang mang không biết phải bắt đầu từ việc gì trước. Đừng lo lắng, bạn sẽ cảm thấy việc này thực ra rất đơn giản nếu nắm rõ 5 bước cơ bản sau đây mà nhà hàng tiệc cưới HCM Riverside Palace mang đến cho bạn. Hãy cùng tìm hiểu và tự mình vạch ra kế hoạch thực hiện cụ thể nhé!
Bước 1: Phân tích yêu cầu sự kiện
Trong bất cứ buổi tiệc nào cũng vậy, việc xác định chủ đề, cùng những yêu cầu của nó sẽ vô cùng quan trọng, góp phần giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Bởi vậy, ngay đầu tiên bạn cần phải đặt ra những câu hỏi, và với những thông tin từ câu trả lời bạn sẽ dễ dàng định hướng nhà hàng bạn cần chọn sẽ như thế nào. Hãy xem xét một vài câu hỏi gợi ý sau đây:
- Bạn cần địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong sảnh tiệc sang trọng?
- Khách mời có khả năng sẽ đề nghị những gì?
- Bạn cần thời gian bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm , bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
- Ngoài việc lựa chọn địa điểm dễ dàng trong việc di chuyển, có nên quan tâm đến yếu tố thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không?
Xác định chủ đề sự kiện góp phần giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Bước 2: Tìm hiểu địa điểm tổ chức sự kiện
Với nhu cầu tổ chức sự kiện tăng cao của mọi người mà ngày càng có nhiều địa điểm tổ chức được mở ra, giải quyết phần nào những yêu cầu đa dạng của khách hàng. Bạn có thể tìm một địa điểm tổ chức nào đó ở bên ngoài và thuê ekip trang trí cũng như phục vụ xuyên suốt bữa tiệc hoặc chọn tổ chức trong những nhà hàng đã có sẵn những sảnh tiệc sang trọng, được trang trí theo phong cách rõ ràng, cùng đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp.
Nếu chọn nhà hàng tổ chức tiệc bạn cần phải tìm hiểu xem nhà hàng có đáp ứng những nhu cầu như không gian sảnh phù hợp với ý tưởng sự kiện, hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, đảm bảo không làm gián đoạn bữa tiệc, thực đơn phong phú đa dạng, có bãi giữ xe rộng rãi cho khách mời hay không. Bên cạnh đó chi phí cũng là yếu tố cần được quan tâm hàng đầu. Bạn cần phải liệt kê danh sách những nhà hàng bạn ưng ý sau đó lọc dần dần dựa trên những tiêu chuẩn đề ra để có thể chọn được một địa điểm phù hợp, lý tưởng nhất nhé!
Hãy tìm hiểu kỹ mọi yếu tố của địa điểm tổ chức sự kiện
Bước 3: Xem xét dịch vụ, tiện ích đi kèm tại địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi chọn được một vài nhà hàng ưng ý, việc tiếp theo bạn cần làm là hãy thực hiện một cuộc ghé thăm đến nhà hàng đó. Mục đích đó là xác định sự phù hợp của địa điểm. Hãy dựa vào những tiêu chí dưới đây có thể dùng cho việc lựa chọn những địa điểm phù hợp:
Diện tích: Kích thước sảnh tiệc đóng vai trò quan trọng trong việc làm nên thành công bữa tiệc. Hãy đảm bảo rằng không quá nhỏ sẽ gây ra sự chật chội, ngột ngạt và cũng không quá lớn sẽ loãng không khí, mất sự kết nối.
Môi trường: Địa điểm tổ chức cần phải hấp dẫn và thân thiện cho tất cả những người tham gia. Những yếu tố như ánh sáng, nhiệt độ, thiết bị màn hình chiếu, micro, sân khấu…cần phải đảm bảo để mang đến cảm giác thoải mái cho khách mời. Đặc biệt hơn, tiệc ăn nhẹ (tea-break) giữa giờ là điểm cộng cho sự kiện ấn tượng. Một địa điểm có thể cung cấp đầy đủ dịch vụ từ không gian sảnh tương tác công nghệ số tới ẩm thực phong phú chính là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn đang tìm kiếm.
Chi phí: Chi phí của địa điểm cần phải được trong giới hạn trong ngân sách sự kiện. (đã trừ đi chi phí của thiết bị). Đối với những sự kiện lớn chi phí càng phải được tính toán chi tiết và cẩn thận.
Ghé thăm địa điểm tổ chức sự kiện để xác định sự phù hợp của địa điểm
Bước 4: Thống nhất về giá cả và các điều khoản
Một khi bạn đã xác định được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bước tiếp theo đó là bạn cần có cuộc trao đổi, đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ để có được những thỏa thuận tốt nhất. Hãy hỏi về những ưu đãi hấp dẫn đi kèm để có thể tiết kiệm được phần nào chi phí. Bên cạnh đó hãy hỏi rõ về tất cả các khoản chi phí mà bạn cần phải thanh toán, tiền đặt cọc, cả những phần phí phát sinh như thuê thêm các thiết bị, hay nhân viên phục vụ, an ninh. Cùng với đó là các phương thức, thời gian thanh toán, những trách nhiệm của hai bên, và những quy định về đền bù tổn thất cho trường hợp xấu nhất có thể xảy ra. Hãy cẩn thận trong phần chi phí này để tránh những tình huống không đáng có xảy ra nhé.
Có một điều chắc chắn là mỗi địa điểm tổ chức đều có quy định riêng khi cho thuê: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, việc mang thực phẩm từ bên ngoài vào (thay vì sử dụng thực phẩm bán ngay tại địa điểm), quy định về tiếng ồn, về cách trang trí (không được dán, sơn lên tường hoặc thay đổi vị trí đèn…), quy định về quảng cáo… Bạn nhất định phải tìm hiểu rõ trước khi chọn thuê địa điểm.
Bạn nhất định phải tìm hiểu rõ mọi điều khoản, quy định trước khi chọn thuê địa điểm.
Bước 5: Lưu ý về vấn đề an ninh, an toàn
Một yếu tố quan trọng bạn không nên bỏ quá đó là khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho khách mời. Khu vực chương trình được tổ chức nên được tìm hiểu trước và đảm bảo an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên chọn địa điểm có an ninh cao và luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực. Nếu có bất kỳ nghi vấn nào về vấn đề an toàn bạn nên tìm hiểu rõ và đổi địa điểm ngay trong thời gian lên kế hoạch chương trình.Và bạn cũng cần xem xét các yếu tố phòng cháy chữa cháy để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho mọi người khi tham dự sự kiện.
Bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho khách mời
Trên đây là 5 bước cơ bản khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Trung tâm hội nghị – nhà hàng tiệc cưới HCM Riverside Palace hy vọng rằng với những thông tin này bạn sẽ hình dung rõ ràng những vấn đề cần lưu ý và có thể tìm được địa điểm tổ chức hoàn hảo và phù hợp nhất. Đừng ngần ngại liên hệ với Riverside Palace nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào cần tư vấn nhé!
Có thể bạn quan tâm:
>>> Thực đơn tiệc cưới của nhà hàng Riverside Palace
>>> Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Xem thêm tiệc cưới tại nhà hàng tiệc cưới HCM Riverside Palace