Các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công mỹ mãn

Hội nghị khách hàng là sự kiện không thể nào thiếu trong các doanh nghiệp, công ty. Đây là cách mà doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng để hiểu được nhu cầu người dùng từ đó có phương án thay đổi, đưa ra các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất để phục vụ những khách hàng của mình. Với tầm quan trọng mà sự kiện mang lại thì quy trình tổ chức phải thực hiện chuyên nghiệp, đặc biệt thu hút khách hàng mới thu lại kết quả tốt. 

Ý nghĩa việc tổ chức hội nghị khách hàng

Với mục đích gắn kết và tìm hiểu nhu cầu mà khách hàng muốn có từ sản phẩm bằng việc đưa khảo sát về chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Lấy ý kiến đóng góp, nhận xét từ người dùng. Doanh nghiệp sẽ hiểu rõ mong muốn của khách hàng từ đó thay đổi sao cho phù hợp. Việc tổ chức thường xuyên giúp doanh nghiệp cải thiện được chất lượng sản phẩm của mình thu hút nhiều người sử dụng. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có cơ hội bày tỏ ý kiến. Như vậy việc tổ chức hội nghị có ý nghĩa với cả hai bên giúp gắn kết quan hệ giữa công ty và khách hàng. Cụ thể công ty phát triển hơn trên thị trường. Còn khách hàng được sử dụng sản phẩm chất lượng tốt.

Tổ chức hội nghị khách hàng

Quy trình tổ chức hội nghị cho khách hàng

Xây dựng chủ đề tổ chức hội nghị dành cho khách hàng

Mỗi sự kiện cần chuẩn bị cụ thể gồm quà tặng, thiệp mời, sân khấu, banner, backdrop, thiệp cảm ơn theo một chủ đề nhất định như vậy sẽ tạo được ấn tượng với khách hàng. Hạn chế lặp lại ý tưởng của những năm trước tránh nhàm chán cho người tham dự. Địa điểm tổ chức thường được tổ chức ở trung tâm hội nghị hay khách sạn hay ngay tại doanh nghiệp miễn là đảm bảo không gian phù hợp với số lượng người tham dự, giao thông thuân tiện dễ dàng tìm kiếm, trang bị đầy đủ âm thanh, ánh sáng. Để tiện lợi cho khách hàng nên tổ chức hội nghị vào những ngày cuối tuần và thường được diễn ra vào buổi chiều.

Xây dựng kế hoạch hội nghị khách hàng cụ thể

>>> Tham khảo: Địa điểm tổ chức hội nghị tại trung tâm hội nghị và nhà hàng tiệc cưới Metropole

Xác định ngân sách

Lên ngân sách dự trù và liệt kê các khoản chi rõ ràng. Đây là điều quan trọng nên thực hiện đầu tiên. Thông qua danh sách khách mời và mục đích sự kiện để tính toán ngân sách thật hợp lý, đảm bảo đạt được hiệu quả cao với chi phí bỏ ra.

Lên danh sách khách mời

Trước tiên, bạn cần lên danh sách khách mời đến chương trình. Ngoài các đối tượng khách mời là đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác bạn cũng nên mời truyền thông đây là cách mở rộng thương hiệu đến mọi người nhanh nhất. Việc xác định rõ ràng khách mời giúp kế hoạch tiếp đón chu đáo khiến khách cảm thấy được trân trọng và sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.

Triển khai sự kiện

Lập tổ công tác, phân công rõ ràng cho từng nhóm phụ trách hoặc cá nhân. Lập kế hoạch thực hiện tiến độ để theo dõi, kiểm tra. Bạn nên đảm bảo chuẩn bị sự kiện hoàn thành trước 1-2 ngày diễn ra hội nghị để kịp thời thay đổi kế hoạch khi có sự cố xảy ra hay liên hệ cho đơn vị tổ chức để được hỗ trợ.

Phân công cho từng bộ phận phụ trách rõ ràng

Chương trình tổ chức hội nghị cho khách hàng

• Đón khách: Là hình nghi thức đầu tiên phải có ở mỗi sự kiện, khẳng định sự chuyên nghiệp của hội nghị do đó cần một đội ngũ lễ tân với tác phong nhanh nhẹn trong tác phong để chào đón, hướng dẫn cho khách mời. Bạn có thể liên hệ đơn vị tổ chức để thuê đội lễ tân chuyên nghiệp. Tiếp theo là dẫn khách vào chỗ ngồi. Chương trình bao gồm phần phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân, khai tiệc.
• Khai tiệc: Tùy thuộc vào ngân sách để chọn ra những thực đơn hội nghị phù hợp khẩu vị của nhiều người, đảm bảo dinh dưỡng.
• Chương trình văn nghệ: Sắp xếp các tiết mục ca hát hợp lý xuyên suốt để giữ lửa cho sự kiện và thu hút khách mời đến cuối giờ. Mở màn với những tiết mục nhẹ nhàng rồi chuyển sang tiết mục sôi động ở cuối chương trình.
• Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần thu hút nhất với khách mời. Nên có MC có kinh nghiệm và sôi động để hoạt náo giúp chương trình sôi nổi, không khí hào hứng hơn.
• Kết thúc: Sau khi chương trình kết thúc, lễ tân đứng ở cửa niềm nở tiễn khách và tặng quà sẽ giúp khách hàng thấy được tri ân trọn vẹn.

>> Xem thêm: Cùng đánh thức vị giác với thực đơn hải sản đặc sắc chỉ có tại Metropole

Lựa chọn thực đơn hội nghị đảm bảo dinh dưỡng

Trên đây là các bước nên có để tổ chức hội nghị khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu cụ thể từ đó tổ chức được diễn ra theo mục đích và ý nghĩa một cách suôn sẻ và thành công nhất.