Một sự kiện diễn ra thành công không thể kể đến những yếu tố mang tính chất quyết định ngay từ ban đầu như địa điểm, thời gian, đối tượng tham gia,…. Để thực hiện được việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn hãy thực hiện 6 bước mà chúng tôi gợi ý sau đây.
1. Phân tích tính chất của sự kiện
Việc hiểu sự kiện rất quan trọng, xem xét đặc điểm, những yêu cầu cần đáp ứng như diện tích, không gian, thiết bị hỗ trợ,… mà bạn có thể chọn được địa điểm phù hợp. Để giúp bạn xác định được những nhu cầu cần thiết cho sự kiện, chúng tôi gợi ý với một số câu hỏi sau:
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở trong nhà hay ngoài trời?
- Những yếu tố cần thiết cho khán giả hoặc người tham gia? (Ví dụ như màn hình LED, máy chiếu,…)
- Thời lượng thời gian để chuẩn bị và bố trí sắp xếp hay tháo gỡ?
- Địa điểm tổ chức sự kiện có bắt buộc phải nằm ở vị trí trung tâm không?
- Địa điểm diễn ra sự kiện có giao thông thuận tiện cho các phương tiện công cộng không?
2. Tiến hành khảo sát địa điểm
Đối với những thành phố lớn thì có rất nhiều địa điểm để bạn có thể lựa chọn. Đặc biệt, đối với thành phố Hồ Chí Minh việc chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện sẽ không khó. Tuy nhiên, lựa chọn đựa địa điểm phù hợp, đáp ứng được mục đích của sự kiện và có mức giá thích hợp là điều chúng ta cần quan tâm. Do đó, khi có nhiều sự lựa chọn, bạn nên bắt đầu tiến hành khảo sát địa điểm để tiến hành so sánh, đối chiếu và lựa chọn.
Một lưu ý dành cho bạn, khi sự kiện bạn có thể tổ chức tại địa điểm ngoài đô thị thì sẽ có nhiều địa điểm thích hợp hơn. Tuy nhiên, nếu công tu sửa và quản lý địa điểm quá lớn, hãy thực hiện những cách sau:
- Liên hệ các cơ quan chính phủ để tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao, văn hóa và giáo dục.
- Liên hệ các tổ chức trong ngành thể thao, giải trí tham gia cùng tổ chức.
- Tìm kiếm trên Internet những trang web giới thiệu về các địa điểm tổ chức sự kiện hấp dẫn.
- Liên hệ với các trường học, cao đẳng, đại học để có thông tin cần thiết.
- Gọi điện thoại và yêu cầu sự trợ giúp từ phía bên cho thuê địa điểm
- Gọi điện thoại đến những người quản lý sự kiện có kinh nghiệm lâu năm.
Với những thông tin thu được, bạn sẽ tìm thấy được mối liên kết và sử dụng như kết quả nhiên cứu cho việc chọn địa điểm thích hợp.
3. Tìm kiếm thông tin xác thực
Ngày nay, việc tìm kiếm hay cập nhật thông tin đã dễ dàng hơn. Khi các địa điểm tổ chức sự kiện đều đầu tư cho mình một webssite chuẩn. Do đó, bạn có tìm kiếm mọi thông tin về nơi mình dự định thuê tổ chức sự kiện. Thông qua việc nắm bắt thông tin chi tiết, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chọn địa điểm phù hợp.
Ví dụ, về kích thước, chiều cao trần phải đủ rộng hay khu vực phải phù hợp để phục vụ cho sự kiện. Địa điểm cần có môi trường phù hợp với tính chất sự kiện và có thể duy trì sự sạch sẽ.
Một vài thông tin cần xác thực:
- Địa điểm trong nhà: Xem xét độ sáng thích hợp, kiểm soát nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi thoải mái, góc nhìn tốt cho khán giả.
- Địa điểm ngoài trời: Có đầy đủ hệ thống thoát nước, chiếu sáng, che chắn và bảo vệ.
- Kiểm tra các thiết bị cần thiết như: số điện thoại, fax, internet, địa chỉ công cộng, địa chỉ trụ sở chính,…
4. Thỏa thuận các điều khoản, hạng mục thuê
Khi xác định được một số địa điểm khá phù hợp với sự kiện, bạn hãy tiến hành đi vào đàm phán. Trao đổi với bên cung cấp địa điểm về các hạng mục và thỏa thuận về giá cả. Đặc biệt là những dịch vụ đi kèm, bạn hãy thương lượng thích hợp, nếu khó khăn, hãy đề nghị một mức giảm giá về thời gian hoặc quyền sử dụng.
5. Xác nhận đặt chỗ
Nếu đã trải qua việc thỏa thuận về giá, khi nhìn thấy được sự đáp ứng của địa điểm bạn đã khảo sát, hãy tiến hành đặt chỗ. Chú ý rằng, địa điểm tổ chức sự kiện đa phần sẽ được đặt qua điện thoại và có khả năng được gửi đi trong vòng vài ngày. Do vậy, bạn hãy chú ý đến những thông tin sau:
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình đã đặt
- Thời gian đặt (Ngày, tháng, năm) và khoảng thời gian dự kiến sử dụng
- Tiền đặt cọc và số tiền thanh toán lần cuối
- Các nghĩa vụ, trách nhiệm khi ký hợp đồng, bàn giao địa điểm
- Thông tin liên lạc của bạn
6. Theo dõi tình hình trên hệ thống trực tuyến
Liên tục theo dõi trang web của địa điểm để có sự cập nhật thường xuyên về thông tin hoặc có sự thay đổi nào ảnh hưởng đến sự kiện của mình để kịp thời có biện pháp xử lý kịp thời và quản trị được rủi ro cho kế hoạch thực hiện chương trình của mình.
Trên đây là 6 bước đơn giản mà chúng tôi giới thiệu tới bạn để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Hy vọng với chia sẻ trên các bạn có thể tìm được địa điểm thích hợp nhất cho sự kiện của mình. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm: Dịch vụ sự kiện uy tín và chuyên nghiệp thành phố Hồ Chí Minh tại đây.