Sự kiện công ty được diễn ra hằng năm với tính chất thường niên. Để sự kiện được tổ chức ngày càng thành công, yếu tố đầu tiên bạn cần thực hiện đó là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý được nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace chia sẻ:
Tổ chức sự kiện nhiều, bạn sẽ thấy yếu tố địa điểm chiếm gần 50% các hạng mục công việc cần làm. Do đó việc tiến hành khảo sát và tìm ra được địa điểm phù hợp là tiêu chí ban đầu cần thực hiện cẩn thận để góp phần tạo nên sự kiện thành công.
Nếu công ty bạn thường tổ chức vào một địa điểm nhất định với những nhân viên kinh doanh và đội ngũ quản lý ở đó thì bạn nên khảo sát thật kỹ các hạng mục trước khi bắt tay vào hợp tác. Dưới đây là danh sách các thông tin bạn cần kiểm tra của một địa điểm tổ chức sự kiện:
1. Dịch vụ đảm bảo sự tiện nghi
Đầu tiên, khi tới làm việc với Sales manager hoặc người quản lý của địa điểm cho thuê mặt bằng, điều quan trọng nhất là bạn cần đảm bảo được các hạng mục của bạn có được sử dụng, treo gắn tại địa điểm hay không, những yếu tố đó bao gồm:
- Treo gắn các banner, đặt standee, bảng hướng dẫn tại các khu vực.
- Những hạn chế trong việc đặt các thông tin về in ấn trong sự kiện.
- Hỗ trợ bàn tiếp tân, thu thập thông tin ở sảnh ngoài, sảnh trong
- Trang web uy tín, nêu ra yêu cầu và giá cả cụ thể.
- Vận chuyển và nhận các yêu cầu về dịch vụ.
- Box điện thoại trong phòng họp.
2. Kiểm tra cơ sở vật chất
Tùy theo quy mô của sự kiện mà phòng họp, hội trường đến bãi đậu xe nên đáp ứng được yêu cầu về tình trạng thảm, sơn tường, những vật dụng trang trí có còn phù hợp không, cần thêm thiết bị nào hay nên tháo dỡ bớt là những điều bạn cần kiểm tra kỹ càng, cụ thể như sau:
- Thông tin về kích thước rèm cửa, ốp chân tường.
- Diện tích phòng/ sảnh và khả năng tổ chức sự kiện.
- Tính linh hoạt để điều chỉnh bố trí phòng, bàn ghế.
- Không có chướng ngại vật trong phòng.
- Ánh sáng trong nhà linh hoạt, có thể điều chỉnh.
- Sảnh có khả năng kiểm soát ánh sáng tự nhiên.
- Hạn chế được tiếng ồn, nhiễu từ hành lang hoặc sau những bức tường.
- Khoảng cách với nhà bếp đủ xa để không gây mùi.
- Nhà vệ sinh gần khu vực tổ chức.
- Gần các cơ quan chức năng như bệnh viện, trạm xá, công an.
3. Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng
Với những sự kiện của công ty, tính truyền đạt thông tin gần như diễn ra xuyên suốt chương trình. Do đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng là yếu tố cần được kiểm tra kỹ càng. Những yếu tố bao gồm:
- Mạng internet có tốc độ cao (có dây và không dây)
- Micro: hệ thống và đứng lavaliere
- LCD chiếu và điều khiển từ xa cầm tay đầy đủ
- Kích cỡ màn hình phù hợp và các tùy chọn.
- Màn hình phẳng, màn hình truyền hình, máy chiếu đầy đủ để phục vụ trình chiếu.
- Giá vẽ, bảng trắng và các phụ kiện.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện công ty
4. Xem xét dịch vụ F&B
Một trong những dịch vụ sự kiện không thể thiếu, đó là F&B. Việc lựa chọn thức ăn, nước uống là một phần quan trọng để phục vụ nhu cầu cơ bản của khách tham gia. Trong quá trình khảo sát sự kiện, bạn nên xem thông tin đầy đủ về dịch vụ F&B và hoạt động của nhà bếp trên website của địa điểm. Cụ thể những việc bạn cần thực hiện bao gồm:
- Chi tiết thực đơn tiệc công ty và lựa chọn phong cách phục vụ.
- Gặp gỡ đầu bếp trưởng (nếu được) để bàn kĩ hơn về thực đơn và nghe những tư vấn của họ.
- Đề nghị có một buổi dùng thử thức ăn để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh cho sự kiện
5. Khảo sát chi phí các dịch vụ
Những chi phí và các dịch vụ cần khảo sát, bao gồm:
- Chi phí thuê mặt bằng.
- Dịch vụ ăn uống
- Âm thanh ánh sáng và chi phí cho thuê thiết bị.
- Chi phí dịch vụ văn phòng (in ấn, thẻ đeo, các phát sinh linh tinh khác).
- Các dịch vụ miễn phí, chương trình ưu đãi
- Chi phí nhân sự
Trên đây là chia sẻ của nhà hàng Riverside Palace, hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có được những lưu ý khi khảo sát và tiến hàng lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho công ty của mình. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm dịch vụ tiệc tại Riverside Palace