Tư vấn chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM tiết kiệm nhất

Thuê một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM với tiêu chí tiết kiệm thì bạn cần cân nhắc một số vấn đề sau. Chỉ khi thực hiện tốt những tiêu chí này thì chi phí tổ chức mới cắt giảm được phần không quan trọng. Dưới đây sẽ là một số lời khuyên giúp bạn tiết kiệm chi phí khi tìm nơi làm sự kiện tại TPHCM.

1. Vị trí của địa điểm được thuê tổ chức hội thảo

Bạn nên chọn một vị trí địa lý thuận tiện để những khách mời có thể dễ dàng di chuyển đến. Vậy vị trí như thế nào là thuận lợi? Hãy chọn địa điểm có khoảng cách giữa các quận huyện không quá xa nhằm giảm bớt thời gian di chuyển và chi phí đi lại cho khách mời.

2. Xác định nhu cầu và đối tượng tham dự hội thảo 

Hội trưởng tổ chức ở các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM

Nhằm chọn ra một địa điểm tổ chức sự kiện thì đầu tiên ra cần xác định được ngân sách sẽ chi, yêu cầu cho sự kiện, số lượng khách mời để đưa ra giải pháp hợp lý nhất. Đối tượng khách mời là những người quan trọng và chương trình có quy mô lớn tầm cỡ thì nên chọn những địa điểm có đẳng cấp tương tự để hài lòng khách mời.

Chúng ta nên chú ý số lượng khách mà lựa chọn không gian cho hợp lý, không nên lựa chọn địa điểm quá rộng lớn, tránh lãng phí. Và cũng nên tránh hội trường quá nhỏ, tạo cảm giác không thoải mái và giảm chất lượng chương trình.

Ngoài ra ngân sách cũng là một yếu tố quan trọng trong việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo do có rất nhiều khoản chi khác. Có thể kể đến như phí thuê dàn âm thanh - ánh sáng, thức ăn nhẹ hoặc quà lưu niệm, tài liệu theo dõi chương trình,... Sau khi trừ các khoản chi phí phụ như trên chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mức chi phí chi cho khoản thuê địa điểm.

3. Nghiên cứu thông tin về địa điểm tổ chức sự kiện

• Thông tin về địa điểm

Bên cạnh việc tìm thông tin tham khảo trên mạng thì bạn có thể tìm thông tin từng những người quen để có thêm ý kiến khách quan hơn. Tham khảo ý khiến từ mọi người xung quanh sẽ giúp bạn có thêm những lời khuyên mà không phải mất thời gian làm khảo sát.

• Khu vực gửi xe

Khu vực gửi xe đảm bảo an toàn

Khi chọn bất kỳ một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM bất kỳ bạn cần quan tâm nhất là khu vực gửi xe. Bởi hiện nay tình hình an ninh trật tự và giao thông của TPHCM rất phức tạp. Một bãi giữ xe đảm bảo an toàn cho các khách mời sẽ tạo ấn tượng tốt bởi sự chuyên nghiệp và chu đáo của bạn.

• Vấn đề an ninh, an toàn

Hãy nghiên cứu, khảo sát tình hình khu vực xung quanh nơi tổ chức sự kiện để chắc rằng không có điều gì gây ảnh hưởng xấu đến bộ mặt của ban tổ chức. Ngoài ra, đây cũng là cách thắt chặt an ninh khu vực diễn ra sự kiện. Những địa điểm dịch vụ công cộng như trạm xe buýt, cửa hàng tiện lợi, chốt dân phòng hay trạm y tế sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý những tình huống bất ngờ.

• Các dịch vụ đi kèm

Dịch vụ tiệc hội nghị 

Thường khi bạn chọn các nơi tổ chức hội thảo thì sẽ nhận được những dịch vụ đi kèm có thể là miễn phí hoặc tính phí. Đó sẽ là khoản hỗ trợ chi phí có ích cho sự kiện, vừa giúp bạn chuẩn bị sự kiện hiệu quả vừa tiết kiệm được khoản ngân sách. Còn những khoản dịch vụ có tính phí thì hãy cân nhắc tới tầm quan trọng của chúng cho hội thảo. Nếu như bạn thực hiện tốt những lời khuyên trên thì xác suất chọn được một nơi tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách dự trù. Và nhờ sự chuẩn bị tốt các khâu quan trọng cũng là tiền đề tốt cho buổi hội thảo thành công tốt đẹp.

Trên đây chúng ta vừa tham khảo một số bí quyết giúp bạn chọn địa điểm diễn ra cho hội thảo tiết kiệm nhất. Chắc chắn những thông tin trên sẽ giúp ích cho những ai đang còn tìm cách tổ chức sự kiện, hội thảo. Để có thêm nhiều thông tin chia sẻ hơn các bạn có thể tham khảo một vài địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM uy tín tại đây.