Top 6 điều cần lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị để sự kiện được thành công tốt đẹp

Đối với sự kiện mang yếu tố quan trọng, lịch sự như hội nghị, hội thảo thì nên chọn lựa chọn trung tâm hội nghị có tác phong chuyên nghiệp. Nếu bạn đang có nhiều thắc mắc về cách tổ chức hội nghị thì nên đọc bài viết dưới đây. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin để có một sự kiện thành công tốt đẹp

Lựa chọn trung tâm hội nghị uy tín, chất lượng

Để sự kiện hội nghị được diễn ra một cách suông sẻ và hoàn hảo nhất, bạn cần phải có một không gian tổ chức phù hợp. Bạn nên lựa chọn nơi tổ chức hội nghị uy tín, có thể đáp ứng được số lượng khách tham gia mà bạn mời đến dự hội nghị. 

Đối với những buổi sự kiện, hội nghị thì khách mời sẽ có giao động trên 200 vị khách. Bạn nên chọn trung tâm có các phòng hội nghị lớn để tạo sự thoải mái cho khách đến tham gia chương trình.

Vị trí địa điểm tổ chức sự kiện 

Đối tượng tham gia sự kiện hội nghị thường sẽ là những cán bộ thuộc cơ quan nhà nước, công ty, những doanh nghiệp lớn. Do đó khi chọn lựa trung hội nghị nên chọn những địa điểm gần trung tâm thành phố để thuận tiện cho việc đi lại.

 Chọn trung tâm hội nghị có vị trí rộng rãi thuận tiện cho việc đi lại 

Những nơi có vị trí gần trung tâm sẽ làm cho việc đi lại giữa các quận thêm dễ dàng và nhanh chóng, điều này sẽ làm cho chúng ta ghi được điểm trong lòng các vị khách mời. 

Ngoài khán phòng to thì bãi giữ xe cũng là một yếu tố quan trọng, nên chọn lựa những trung tâm có bãi giữa xe có đủ chỗ đậu cho tất cả các thành viên trong buổi hội nghị hôm đó. Một bãi đổ xe rộng rãi ,thoáng mát cho ô tô để giảm tối đa những bất tiện cho những vị khách mời. Bên cạnh những trung tâm có hệ thống an ninh được kiểm soát nghiêm ngặt là nơi đáng để bạn chọn lựa.

Chú ý đến tính chất của sự kiện, hội nghị

Những sự kiện có tính chất như diễn thuyết khoa học hay giáo dục thì nên chọn những nơi có không gian yên tĩnh, tránh những tiếng ồn từ môi trường xung quanh. Do đó nên chọn những phòng họp kín đáo, có diện tích rộng và sự cách âm giữa các sảnh tiệc để tránh tiếng ồn từ bên ngoài làm mất đi sự tập trung của các vị khách mời.

Xem xét trang thiết bị ở các trung tâm hội 

Ánh sáng  là một trong những yếu tố quan trọng của hội nghị

Những sự kiện cao cấp thì nên chọn những trang thiết bị đạt chuẩn về phần cứng, âm thanh hay, ánh sáng đủ để hội nghị đặt được thành công. Do tính chất sự kiện nên cần phải diễn ra đúng với kịch bản, thời gian được sắp xếp từ trước nên phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để tránh xảy ra những sự cố về máy móc. Những thiết bị cần thiết mà bạn nên kiểm tra trong quá trình chọn lựa địa điểm:

• Hệ thống loa 

• Đèn chiếu sáng

• Số lượng micro, tai nghe 

• Màn hình LED 

• Máy chiếu, bút laser

Chất lượng âm thanh là yếu tố quan trọng cho các buổi hội nghị, hội thảo do tính chất của sự kiện này chính là sự tương tác của nhiều người cùng một lúc. Do đó việc cung cấp các thiết bị âm thanh, ánh sáng vô cùng quan trọng để tạo ra một sự kiện trọn vẹn, thành công.

Thực đơn chiêu đãi khách mời

Thực đơn chiêu đãi khách mời 

Không phải buổi hội nghị hay hội thảo nào cũng sẽ có phần chiêu đãi nhưng nếu sự kiện của bạn có sự góp mặt của hạng mục chiêu đãi thì sẽ làm cho khách mời cảm thấy hài lòng hơn. Và phần thực đơn giữa giờ này phải được chỉnh chu và chọn lựa món ăn kỹ càng.

Đa số các trung tâm sẽ có 3 thực đơn : thực đơn tự chọn, tiệc Buffet, tiệc trà. Vì vậy khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị nên xem xét nhu cầu đáp ứng của nơi tổ chức, chất lượng món ăn có phù hợp với tính chất sự kiện của mình hay không.

Nhân viên phục vụ 

Đội ngũ nhân viên cũng là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện. Đặc biệt với các buổi hội thảo hội nghị cần sự phục vụ nhanh nhẹn, nhiệt tình là điều cần thiết nên khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị nên cân nhắc tác phong của nhân viên để đưa ra quyết định hợp lý.

Tóm lại việc lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức hội nghị hội thảo là vấn đề vô cùng quan trọng. Tìm hiểu rõ hơn về chất lượng và thái độ phục vụ của nhân viên và những thông tin về nhà hàng, trung tâm từ đó mà đưa ra những quyết định đúng đắn. Hy vọng những thông tin cung cấp trên sẽ giúp bạn tìm được nơi uy tín. Cảm ơn bạn đã đọc!