Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM

Đối với hầu hết các công ty, đơn vị thì việc tổ chức một buổi hội thảo là một sự kiện vô cùng quan trọng. Chính vì vậy mà vấn đề ưu tiên hàng đầu là việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh tốt nhất.

Lưu ý về việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM

1. Chọn địa điểm có vị trí phù hợp 

Yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của một sự kiện đặc biệt là sự kiện hội thảo chính là địa điểm tổ chức sự kiện. Sẽ cản trở việc tham dự của khách mời nếu bạn chọn một địa điểm quá xa. Có thể nói khi bạn chọn sai vị trí tổ chức một sự kiện hội thảo sẽ hoàn toàn thất bại.

Chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Tốt nhất để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ hãy làm một cuộc đánh giá sơ bộ về số lượng và đối tượng khách. Nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước thì việc tìm 1 địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh ứng ý không hề dễ dàng.

Đối với những ai chuyên tổ chức các sự kiện thì họ sẽ có một danh sách các địa điểm phù hợp với từng nội dung của sự kiện đó. Trong việc tìm kiếm địa điểm mới thì điều này sẽ giúp họ có thêm nhiều sự lựa chọn và đỡ mất thời gian.

Về vấn đề diện tích bên trong sảnh cũng phải được tính toán kỹ lưỡng, để tránh tình trạng hội trường bị rộng hoặc nhỏ hơn nhu cầu nên cân nhắc số lượng khách mời và chọn diện tích phù hợp. Để không phải ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình cũng như tránh gây lãng phí không cần thiết.

Để tổ chức sự kiện, diện tích tham khảo được phân chia như sau:

- Tiệc ngồi bình thường diện tích trung bình tối thiểu sẽ là 1m2/người.

- Tiệc buffet từ 1.5m2-2.2m2/người.

- Tiệc kèm khiêu vũ từ 2.5m2-3m2/người.

Lựa chọn không gian phù hợp 

2. Chú ý đến đối tượng khách mời tham gia

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh thì việc cần làm là biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là những ai và có đặc điểm ra sao? Địa điểm tổ chức bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp nếu khách mời là những người sang trọng giàu có. Chúng ta nên chọn khu vực gần công viên, giải trí nếu đối tượng là những bà mẹ và trẻ em để dễ thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.

Ngoài ra, chúng ta cần lưu ý đến những quy định chung của địa điểm đó khi đến một số địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, để tránh những rắc rối không cần thiết. Tuỳ vào từng địa điểm tổ chức mà sẽ có các quy định riêng, hoàn khác nhau, các bạn cần lưu ý.

Những quy định tại địa điểm tổ chức hội thảo

Bạn nên chú ý để tránh không bị phạt, bởi sẽ có những nơi quy định về khoảng: giới hạn độ cồn, giấy phép tổ chức, quay phim chụp ảnh, trang trí banner,…

Thời gian để setup địa điểm: Chúng ta cần thương lượng về  khoảng thời gian trước khi bắt đầu sự kiện khi bắt đầu thuê một nơi tổ chức hội thảo, để set up như dựng sân khấu, treo các bandroll, trang trí từng khu vực,… Tuy nhiên, thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp nếu địa điểm bạn chọn là một nơi quá hot. Vì thế, bạn hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup như thế nào sẽ được tính phí hay miễn phí.

Các quy định tại địa điểm tổ chức hội thảo

Chúng ta cần tham khảo sơ qua một số thông tin cơ bản về một buổi hội thảo, sau khi tìm được những địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM để có được sự chuẩn bị chu đáo nhất. Để có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nội dung chương trình hội thảo của mình hãy tham khảo các quy trình tổ chức hội thảo và kịch bản chương trình hội nghị các bạn có thể xem qua.

Trên đây chúng tôi vừa gửi đến bạn các thông tin về việc chọn lựa địa điểm tổ chức hội thảo. Có thể thấy trong một chương trình nào đó thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo vô cùng quan trọng. Để đưa ra những lựa chọn hợp lý nhất các bạn nên cân nhắc thật kỹ.