Chi phí tổ chức tiệc công ty: Những điều cần biết để vừa tối ưu chi phí nhưng vẫn mang lại trải nghiệm ấn tượng

Tiệc công ty là dịp để gắn kết nhân viên, tri ân khách hàng hoặc tổng kết chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi tiệc thành công và đúng ngân sách không phải là điều dễ dàng. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ chi phí tổ chức tiệc công ty, từ đó lập kế hoạch hiệu quả, tránh phát sinh không mong muốn.

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức tiệc công ty

Chi phí tổ chức tiệc công ty không có con số cố định, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Quy mô sự kiện: Số lượng khách mời càng lớn thì ngân sách càng cao.
  
  

• Thời gian tổ chức: Vào các mùa cao điểm như cuối năm hay lễ Tết, giá tổ chức sẽ có phần nhỉnh hơn so với các thời điểm khác trong năm.
  
  

• Địa điểm: Giá cả sẽ có sự chênh lệch giữa nhà hàng 5 sao, trung tâm hội nghị so với các nhà hàng bình dân.
  
  

• Mức độ đầu tư: Những buổi tiệc đơn giản, không quá chú trọng vào những yếu tố hình thức như âm thanh, ánh sáng sẽ có giá dễ chịu hơn so với những bữa tiệc được đầu tư bài bản.

 

2. Chi tiết các khoản chi phí cần dự trù

2.1 Chi phí địa điểm

2.1 Chi phí địa điểm

• Chọn địa điểm tổ chức hợp lý là nhân tố quan trọng nhất dẫn đến sự thành công của buổi tiệc vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời cũng như hình ảnh của buổi tiệc. Một địa điểm tổ chức tiệc thường sẽ có giá dao động từ 15 đến 50 triệu đồng, tùy thuộc vào thời điểm đặt bàn, thời lượng chương trình và quy mô sự kiện.
  
  

• Phí phụ thu: Một số địa điểm có thể tính thêm các khoản như:
  
  

• Âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp: khoảng 3 đến 10 triệu đồng tùy gói dịch vụ.
  
  

• Bảo vệ, giữ xe, vệ sinh, phí phục vụ: tổng cộng khoảng 2 đến 5 triệu đồng.
  
  

• Phụ phí ngoài giờ (nếu tổ chức sau 22h): từ 1 đến 3 triệu đồng/giờ.
  
  

Lưu ý: Một số trung tâm như Riverside Palace có gói trọn gói ưu đãi, đã bao gồm nhiều hạng mục trên trong phí thuê sảnh nếu đặt tiệc với số lượng khách đủ lớn.

2.2 Chi phí ăn uống

• Thực đơn: Giá từ 250.000 đến 1.200.000 VNĐ/suất tùy phong cách tiệc (buffet, set menu, BBQ…).
  
  

• Đồ uống: Tính riêng nếu không đi kèm trong gói; bao gồm nước ngọt, bia, rượu…
  
  

2.3 Chi phí trang trí

• Backdrop, sân khấu, photobooth: Có giá dao động từ 5 triệu đến 50 triệu tùy vào nhu cầu và sở thích của khách hàng.
  
  

• Hoa tươi, bóng bay, bàn gallery: Dao động từ 2 đến 10 triệu đồng.
  
  

2.4 Chi phí nhân sự và chương trình

• MC, ca sĩ, band nhạc, vũ đoàn: Mức giá linh hoạt, dao động trong khoảng 3 triệu đến 30 triệu
  
  

• Quay phim, chụp hình: Từ 2 đến 10 triệu đồng.
  
  

• Nhân sự sự kiện: Bao gồm PG, lễ tân, điều phối, kỹ thuật viên,…
  
  

2.5 Quà tặng và giải thưởng

• Quà tặng khách mời, nhân viên xuất sắc: dự trù khoảng 5% đến 15% ngân sách.
  
  

2.6 Chi phí phát sinh khác

• In ấn thư mời, banner, vé mời.
  
  

• Phí vận chuyển, set-up thiết bị, chi phí dự phòng thời tiết nếu tổ chức ngoài trời…

3. Gợi ý ngân sách theo quy mô sự kiện

4. Những cách hữu ích để tối ưu chi phí tổ chức tiệc

• Xác định rõ mục tiêu tổ chức: Giao lưu nội bộ, tri ân khách hàng hay truyền thông thương hiệu để đầu tư đúng chỗ.
  
  

• Đặt lịch sớm: Giúp bạn có nhiều lựa chọn, nhất là vào các mùa cao điểm. Đồng thời, các đơn vị tổ chức tiệc sẽ có giá ưu đãi cho những khách hàng đặt chỗ sớm.
  
  

• Tận dụng gói dịch vụ trọn gói: Một số đơn vị cung cấp combo từ địa điểm, ăn uống, trang trí, nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
  
  

• Giám sát ngân sách chặt chẽ: Lập bảng dự toán chi tiết và luôn có khoản dự phòng 10% đến 15%.

5. Nên tự tổ chức hay thuê đơn vị tổ chức sự kiện?

Nên hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. 

Một số đơn vị uy tín tại TP.HCM:

• Riverside Palace: Trung tâm hội nghị & tiệc cưới cao cấp tại quận 4 cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói chuyên nghiệp, phù hợp với các sự kiện doanh nghiệp từ ấm cúng đến quy mô lớn.
  
  

• Gala Center: Nổi tiếng với phong cách hiện đại, đa dạng sảnh tiệc và dịch vụ chuyên nghiệp.
  
  

• White Palace: Lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện quy mô lớn, mang đậm dấu ấn doanh nghiệp.
  
  

• Metropole Wedding & Convention Center: Phù hợp với những buổi tiệc theo phong cách châu Âu tinh tế.
  
  

• Công ty sự kiện Dấu Ấn Việt: Đơn vị chuyên tổ chức tiệc công ty, teambuilding, year-end party với giải pháp linh hoạt theo ngân sách.
  
  

Kết luận

Chi phí tổ chức tiệc công ty là một bài toán cần tính toán kỹ lưỡng nếu muốn đạt hiệu quả cả về hình ảnh lẫn ngân sách. Việc lập kế hoạch sớm, lựa chọn đơn vị uy tín và đầu tư đúng trọng tâm sẽ giúp doanh nghiệp bạn tổ chức những buổi tiệc đáng nhớ mà không lo "đau ví".