Bí quyết tối ưu chi phí tổ chức tiệc công ty hiệu quả cho doanh nghiệp

Chi phí tổ chức tiệc công ty là yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi lên kế hoạch cho sự kiện nội bộ như tiệc cuối năm, tiệc tri ân khách hàng hoặc lễ kỷ niệm thành lập… Tuy nhiên, việc kiểm soát ngân sách không có nghĩa là phải cắt giảm trải nghiệm. Cùng khám phá những giải pháp tối ưu giúp bạn tổ chức tiệc vừa tiết kiệm vừa chất lượng.

1. Ý nghĩa của các buổi tiệc công ty đối với doanh nghiệp 

Tiệc công ty không chỉ đơn thuần là buổi tiệc gặp mặt ăn uống, mà hơn hết đây còn là một thời điểm hòa hảo để các doanh nghiệp:

• Tuyên dương, ghi nhận những đóng góp, thành tựu của tập thể, cá nhân từng nhân nhân viên trong suốt cả năm làm việc. Những phần vinh danh không chỉ là hình thức khen thưởng mà còn góp phần khích lệ tinh thần, tạo động lực cho các nhân viên. 

• Củng cố tinh thần đoàn kết, tăng tính gắn bó nội bộ. Tại mỗi bữa tiệc - nơi không chứa đựng áp lực công việc, các nhân viên đều có cơ hội để trò chuyện, giải trí, chia sẻ để thấu hiểu nhau hơn, từ đó tăng sự gắn kết trong công việc.
  
  

• Gửi lời tri ân tới đối tác, khách hàng thân thiết nhằm tri ân và tôn thể hiện sự tôn trọng và xây mối quan hệ hợp tác lâu dài trong tương lai.
  
  

• Xây dựng hình ảnh qua chính các hoạt động nội bộ của công ty.

Tổ chức tiệc công ty bài bản, chuyên nghiệp thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến con người, yếu tố cốt lõi tạo nên thành công bền vững cho mỗi tổ chức.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức tiệc công ty:

Trước khi mang đến những “mẹo” tối ưu cho ngân sách tổ chức tiệc công ty, chúng ta cần điểm qua những yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng ngân sách của một buổi tiệc công ty. Việc nắm được các yếu tố này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn.

2.1 Số lượng người tham dự

Số lượng người tham dự là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí tổ chức tiệc. Càng nhiều khách, chi phí cho ẩm thực, không gian và các dịch vụ khác càng cao. Việc xác định chính xác lượng người tham dự sẽ giúp bạn tránh lãng phí và tối ưu ngân sách.

2.2 Địa điểm tổ chức

Chi phí thuê địa điểm có thể chiếm từ 20-30% tổng ngân sách. Giá thuê phụ thuộc vào vị trí tổ chức, quy mô bữa tiệc, thời điểm (dịp lễ/Tết, ngày thường,...) và các dịch vụ khác đi kèm. Các lựa chọn phổ biến cho một bữa tiệc công ty có thể là: khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc ngay tại văn phòng công ty nếu muốn tiết kiệm chi phí.

2.3 Ẩm thực 

Đây thường là khoản chi lớn nhất, chiếm khoảng 50-70% tổng ngân sách. Chi phí này chủ yếu phụ thuộc vào số lượng người tham gia, hình thức phục vụ (buffet, set menu, cocktail), chất lượng thực phẩm & đồ uống. 

Chất lượng ẩm thực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chi phí bữa tiệc

2.4 Trang trí & Thiết bị

Chi phí trang trí và thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED,..) thường chiếm 10-20% ngân sách. Mức độ đầu tư phụ thuộc vào tính chất, quy mô và chủ đề mà công ty muốn thể hiện qua sự kiện. 

Trang trí là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng ngân sách của một buổi tiệc công ty

2.5 Giải trí & văn nghệ

Chi phí cho MC dẫn dắt, ca sĩ, ban nhạc, trò chơi hay các hoạt động giải trí khác có trong bữa tiệc thường chiếm 5-15% ngân sách. Đây không chỉ là phần “gia vị” giúp buổi tiệc thêm sôi động, mà còn là yếu tố quan trọng tạo nên không khí gắn kết, vui vẻ cho cả tập thể.

2.6 Chi phí khác

Các chi phí phát sinh khác như quà tặng, in ấn, vận chuyển, nhân sự phục vụ có thể chiếm 5-10% tổng ngân sách. Đây là những khoản dễ bị bỏ qua nhưng lại có thể cộng dồn thành một khoản đáng kể trong tổng chi phí.

 

3. Mẹo tối ưu chi phí tổ chức tiệc công ty mà vẫn đảm bảo chất lượng

3.1 Lập kế hoạch sớm

Chuẩn bị càng sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian và có nhiều sự lựa chọn hơn khi tổ chức bất kì sự kiện nào. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị từ 2–3 tháng trước ngày tổ chức tiệc. Đặc biệt, với sự kiện quy mô lớn cần chuẩn bị kĩ lưỡng và sắp xếp từ 3-4 tháng để đảm bảo bữa tiệc được diễn ra theo kế hoạch. 

Đồng thời, việc đặt dịch vụ sớm cũng thường nhận được mức giá ưu đãi so với cận ngày. Và ngược lại, việc chuẩn bị trễ dễ khiến chi phí đội lên và thiếu lựa chọn tốt.

3.2 Ưu tiên các gói dịch vụ trọn gói

Đối với các doanh nghiệp, việc lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói là một trong những cách nên ưu tiên để tiết kiệm chi phí và thời gian. Các gói trọn gói của các đơn vị cung cấp dịch vụ thường bao gồm: không gian tổ chức, thực đơn, trang trí, âm thanh, ánh sáng, MC, ban nhạc,... Điều này giúp doanh nghiệp không phải tốn công thuê lẻ từng hạng mục riêng biệt – một trong những yếu tố khiến ngân sách bị “đội lên” so với dự tính.

Hiện nay, nhiều địa điểm nổi bật tại TP.HCM như Riverside Palace, Queen Plazza,... đều cung cấp các gói dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều quy mô và phong cách tiệc công ty.

>> Xem thêm: Riverside Palace - địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị chuyên nghiệp tại TP.HCM

3.3 So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp

Trước khi “chốt deal”, doanh nghiệp nên khảo sát giá từ 2–3 địa điểm để có cái nhìn tổng thể. Tuy nhiên, đừng chỉ dựa vào giá mà bỏ qua yếu tố chất lượng, uy tín và kinh nghiệm tổ chức của các đơn vị cung cấp dịch vụ.

3.4 Giảm thiểu các chi phí không cần thiết

Không cần thiết phải đầu tư quá nhiều vào những chi tiết không tạo giá trị cho sự kiện. 

Ví dụ: Không cần thiết phải thuê quá nhiều thiết bị ánh sáng nếu buổi tiệc không có chương trình biểu diễn chuyên nghiệp.

 

3.5 Riverside Palace - Địa điểm tổ chức tiệc trọn gói chuyên nghiệp

Nằm tại Quận 4 - Trung tâm TP.HCM, Riverside Palace là một trong những địa điểm nổi bật cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói. Với không gian sang trọng, sức chứa linh hoạt cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp,... Riverside Palace hứa hẹn là đơn vị cung cấp dịch vụ giúp bạn đảm bảo buổi tiệc diễn ra chỉn chu từ A–Z. Thông qua các gói dịch vụ đầy đủ từ: ẩm thực, âm thanh – ánh sáng, MC, trang trí,... doanh nghiệp của bạn sẽ đảm bảo tối ưu về chi phí và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Riverside Palace địa điểm uy tín cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói

Kết luận

Một buổi tiệc thành công không nhất thiết phải là buổi tiệc tốn kém nhất. Điều quan trọng là tạo ra trải nghiệm có ý nghĩa, gắn kết mọi người và truyền tải được thông điệp, giá trị của công ty. Với những thông tin và mẹo trong bài viết này, hy vọng rằng bạn sẽ tổ chức được những buổi tiệc công ty thành công trong khuôn khổ ngân sách hợp lý.