6 lưu ý trước khi viết kịch bản hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tri ân khách hàng, quảng bá sản phẩm, thể hiện sự chu đáo cũng như chuyên nghiệp của công ty. Vì vậy, cần đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị tỉ mỉ, cẩn thận. Trong đó, việc lên kịch bản là yếu tố cần đặc biệt quan tâm nhằm mang đến sự thành công cho hội nghị. Vậy trước khi lên kế hoạch cho sự kiện, cần lưu ý những điều gì? Hãy tham khảo ngay trong bài viết này của Metropole nhé!

Hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng cho mỗi doanh nghiệp

Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Như đã đề cập, hội nghị cho khách hàng chính là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân đến khách hàng, đối tác và đại lý hay nhà phân phối. Sự kiện còn giúp củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, góp phần gia tăng lòng trung thành cũng như xây dựng vị thế ững chắc của doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Không những thế, hội nghị còn là dịp thuận lợi để ra mắt sản phẩm mới. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục đích tổ chức riêng, vì vậy cần làm rõ mục đích tổ chức tiệc tri ân là gì? Mục đích nào là chính và quan trọng, mục đích nào thứ yếu để từ đó xây dựng nội dung cho kịch bản sao phù hợp và đúng trọng tâm nhất. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Xác định đối tượng tham dự hội nghị 

Một hội nghị thành công là khi đáp ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàng. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản dựa trên đối tượng tham dự là vô cùng cần thiết. Đối tượng tham dự hội nghị chắc chắn là khách hàng, đối tác và nhà phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn. Tuy nhiên, để xây dựng một kịch bản đi đúng những gì khách mời mong muốn bạn cần phải dành thời gian tìm hiểu và khắc họa sâu hơn chân dung khách mời của mình.

Cụ thể hãy xác định các đặc điểm về tính cách, nghề nghiệp, văn hoá của họ.  vị khách mời của bạn chủ yếu là nam hay nữ? Độ tuổi chủ yếu nằm trong khoảng bao nhiêu? Nghề nghiệp của họ là gì?... Khi bạn xác định các thông tin càng rõ ràng, chi tiết càng giúp bạn dễ dàng xây dựng kịch bản và chọn được những key moment ấn tượng chạm đến cảm xúc của khách mời. 

Cần xác định đối tượng tham dự hội nghị khi lên kịch bản

Xác định chủ đề, concept cho hội nghị

Thông thường, nhiều hội nghị sẽ xây dựng một kịch bản khá phổ biến theo trình tự phát biểu, vinh danh/ tặng quà, dùng tiệc,... Để tạo ấn tượng cho sự kiện, thay vì đi theo mô típ quen thuộc như vậy hãy tổ chức hội nghị theo một chủ đề, concept cụ thể, đặc sắc nào đó. Không chỉ giúp đem đến một màu sắc mới cho buổi tiệc mà còn giúp cho việc xây dựng kịch bản trở nên dễ dàng, có định hướng rõ ràng cũng như tìm kiếm các ý tưởng mới lạ cho sự kiện. Lưu ý rằng khi tìm kiếm chủ đề, concept hãy chọn những ý tưởng có khả năng thực hiện được. Bởi nếu chọn những chủ đề quá khó, quá phức tạp thì khi bạn không thực hiện được sẽ mang đến hiệu ứng ngược lại đấy.

Thời gian và thời lượng tổ chức

Thời gian và thời lượng tổ chức cũng là yếu tố quan trọng khi xây dựng kịch bản chương trình. Theo đó, hội nghị tri ân khách hàng thường sẽ được tổ chức vào hai thời điểm trong năm từ khoảng tháng 5 đến tháng 7 và từ tháng 10 đến tháng 12. Các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần để tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo sự tham dự đầy đủ của khách mời. 

Thời lượng tổ chức sự kiện thường kéo dài từ 2,5 - 3 giờ đồng hồ. Nếu dài hơn thì sẽ khiến khách mời cảm thấy chán nản và mệt mỏi. Do đó, khi xây dựng kịch bản cần chắt lọc, lựa chọn những nội dung quan trọng và đặc sắc nhất để đưa vào sự kiện. Ngoài ra, dựa vào thời tiết lúc tổ chức để có những ý tưởng thú vị cho buổi hội nghị.

Thời gian, thời lượng tổ chức là yếu tố quan trọng khi xây dựng kịch bản

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm diễn ra sự kiện cũng là yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế nội dung kịch bản cho chương trình. Theo đó, tuỳ vào địa điểm tổ chức trong nhà hay ngoài trời để bạn có những sáng tạo nội dung, tìm kiếm ý tưởng phù hợp. Nếu tổ chức tiệc trong nhà thì bạn sẽ dễ dàng kết nối khách tham dự hơn bởi địa điểm ngoài trời với không gian rộng rãi sẽ khiến khách mời dễ bị phân tâm. Tuy nhiên, khung cảnh ngoài trời lại mang đến sự trong lành, thoải mái, thân mật cho buổi tiệc.

Mỗi địa điểm có những ưu, nhược điểm riêng, vì vậy vai trò của một người xây dựng kịch bản chính là thêm thắt những ý tưởng để phù hợp với không gian, mang đến hiệu quả tối đa cho sự kiện. Khi lựa chọn địa điểm, doanh nghiệp cần cân nhắc sức chứa sao cho phù hợp với lượng người tham gia. Bởi nếu không gian quá rộng rãi mà lượng khách lại ít sẽ khiến cho không khí bị loãng, ngược lại nếu khách mời đông nhưng sự kiện lại được diễn ra trong phòng chật hẹp sẽ khiến buổi tiệc trở nên ngột ngạt, khó chịu. 

Ngân sách tổ chức

Tuỳ vào ngân sách tổ chức để bạn có những định hướng cho việc xây dựng kịch bản phù hợp. Bởi nếu bạn thiết kế kịch bản mà không xác định trước ngân sách thì dù ý tưởng hay đến đâu nhưng nếu vượt ngoài mức ngân sách thì cũng sẽ bất khả thi. Vì vậy, trước khi xây dựng nội dung cho chương trình hội nghị hãy xem xét lại khoản ngân sách mà công ty sẽ dành để tổ chức sự kiện. Từ khoản ngân sách đó bạn có thể dễ dàng tính toán và lựa chọn những nội dung phù hợp nhất cho chương trình. 

Xác định ngân sách tổ chức trước khi lên kịch bản

Trên đây là 6 lưu ý cần quan tâm trước khi xây dựng kịch bản cho hội nghị khách hàng. Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole mong rằng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn xây dựng một kịch bản hoàn hảo để tổ chức thành công tốt đẹp buổi hội nghị quan trọng.