Tiêu chí chọn trung tâm tổ chức hội nghị cao cấp.

Để tổ chức một hội nghị hay hội thảo chuyên nghiệp một trong những yếu tố cấu thành sự thành công của sự kiện chính là trung tâm hội nghị. Vì vậy lựa chọn được một địa điểm tổ chức uy tín, cao cấp sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và kiểm soát được hoạt động của sự kiện. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn một vài tiêu chí để chọn ra một trung tâm tổ chức hội nghị cao cấp cần đảm bảo.

1. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào đa số khách tham dự hội nghị, trước khi chọn ra trung tâm hội nghị bạn nên chú ý đến vị trí địa lý của địa điểm tổ chức để đảm bảo cho khách quan có thể di chuyển đến dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

Tùy vào điều kiện di chuyển của khách hàng và khách mời bạn sẽ lên danh sách các nhà hàng, trung tâm phù hợp và chọn ra những ứng cử viên tiềm năng để liên hệ đặt dịch vụ.

Ví dụ, nếu hội nghị diễn ra ở Thành phố Hồ Chí Minh, và đa số khách mời ở các quận trung tâm thì bạn nên chọn các nhà hàng như Riverside Palace ở quận 4, Gem Center ở quận 1,… để thuận tiện nhất cho khách quan khi di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện.

Nhà hàng Riverside Palace

2. Quy mô sự kiện và sảnh tổ chức

Tiếp theo, bạn phải xác định được quy mô của sự kiện, nắm chắc chắn các thông tin như : số lượng khách, kiểu sự kiện, tính chất hội nghị,… để chọn được sảnh tiệc phù hợp có đủ sức chứa và thiết kế không gian phù hợp với sự kiện.

Đối với các hội nghị cao cấp, hội nghị chuyên ngành, hội nghị doanh nghiệp,.. bạn nên xem xét lựa chọn các Trung tâm và nhà hàng sang trọng, đẳng cấp để có thể đáp ứng được quy mô và tính chất cao cấp của sự kiện.

Hiện nay, các nhà hàng có rất nhiều loại sảnh tiệc thiết kế sang trọng để có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu của một hội nghị cao cấp với đa dạng quy mô từ nhỏ đến lớn. Như ở Riverside Palace có đến 7 sảnh hội nghị được thiết kế phong cách sang trọng với các diện tích khác nhau để đáp ứng nhu cầu về quy mô đa dạng của các hội nghị. Từ sảnh Thames(576m2), sảnh Elbe(360m2) đến sảnh Grand Ballroom đến 1782m2.

Sảnh hội nghị ở Riverside Palace

3. Trang thiết bị

Một trong những yếu tố quan trọng cần chú ý tiếp theo chính là trang thiết bị cho hội nghị. thường ở mỗi sảnh tiệc sẽ được nhà hàng trang bị và đầu tư các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho sự kiện như:

• Màn hình LED
• Hệ thống ánh sáng
• Hệ thống loa, âm thanh
• Nội thất được trang trí, sắp xếp theo hình thức của sự kiện

Trang thiết bị tại sảnh hội nghị

4. Ẩm thực

Để sự kiện diễn ra gây được ấn tượng tốt với khách tham dự đó chính là ẩm thực. Bạn nên xác định được hình thức phục vụ ẩm thực của sự kiện của mình theo phong cách nào: tiệc tea-break, buffet, hay finger food để tiến hành xây dựng thực đơn phù hợp.

Ngoài ra nếu bạn tổ chức và chiêu đãi khách quan theo phương thức Châu Âu thì nên lên danh sách những nhà hàng chuyên món Âu và có feedback tốt từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ trước đó.

Hình thức và chất lượng của món ăn cũng phải được chăm chút và đầu tư tỉ mỉ, bạn nên tham khảo trước hình ảnh từ các nhà hàng.

Ẩm thực tại Riverside Palace

Một yếu tố nữa cần quan tâm là thức uống tại hội nghị, nên xác định được hình thức và tính chất của sự kiện để chọn thức uống phục vụ phù hợp bạn nhé.

5. Phục vụ và An ninh

Dịch vụ và đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp sẽ góp phần cho hội nghị diễn ra một cách chuyên nghiệp và giúp bạn kiểm soát được những rủi ro, sự cố có thể diễn ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên lưu ý đến yếu tố này khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị đặc biệt là với các hội nghị cao cấp thì yêu cầu ở yếu tố này càng cao.

Yếu tố cuối cùng nhưng cũng đáng để bạn chú tâm chính là vấn đề an ninh và an toàn của địa điểm tổ chức. Bạn nên đảm bảo địa điểm tổ chức hội nghị có trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện chữa cháy, lối thoát hiểm, và nên khảo sát tình hình an ninh khu vực xung quanh địa điểm tổ chức để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách quan và hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ.

Lời kết,

mong rằng bài viết vừa rồi đã cung cấp cho bạn một vài lưu ý hữu ích để chọn ra được một địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp. Nếu bạn cần thêm thông tin và hướng dẫn hãy liên hệ ngay với Trung tâm hội nghị và nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace để được tư vấn thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.