Những yếu tố cần chú ý khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng đầu tiên quyết định tới sự thành công của chương trình. Do đó, khi tiến hành khảo sát địa điểm, bạn cần chú ý quan sát những tiêu chí, xem xét mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện sắp tổ chức như thế nào để đưa ra quyết định thích hợp nhất. 

Dưới đây là một số gợi ý mà nhà hàng tiệc cưới - trung tâm hội nghị Riverside Palace chia sẻ tới các bạn.

1. Vị trí địa lý thuận tiện di chuyển

Trong quá trình khảo sát địa điểm, bạn nên xem xét địa điểm dự kiến chọn thuê có vị trí địa lý có thuận tiện di chuyển cho đối tượng khách mời tham gia không. Theo kinh nghiệm của những nhà tổ chức sự kiện lâu năm, bạn nên chọn những địa điểm nằm trên trục đường lớn, mặt tiền, gần trung tâm sẽ thuận tiện cho mọi người đi lại, dễ dàng tìm kiếm và di chuyển thuận lợi hơn. 

Trường hợp, sự kiện của bạn được tổ chức kéo dài trong nhiều ngày, bạn nên ưu tiên chọn địa điểm gần với những nơi lưu trú để khách mời có thể thuê dịch vụ gần và nhanh chóng hơn, đảm bảo được tiến độ tham gia của mọi người. 

Nếu thành phần tham gia sự kiện là các khách mời đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau thì bạn nên lựa chọn địa điểm gần với sân bay, nhà ga, tuyến xe công cộng để mọi người dễ dàng di chuyển và đến dự sự kiện đúng giờ.

2. Có các dịch vụ nhà hàng xung quanh

Nếu sự kiện của bạn có tổ chức tiệc ăn uống, thì bạn nên tìm địa điểm có luôn dịch vụ này để đỡ công di chuyển hoặc ít nhất là địa điểm nằm gần với các nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát hai nơi để đối chiếu chi phí mỗi bên để lựa chọn bên có chi phí phù hợp. 

Một mẹo nhỏ để bạn thương lượng giá cả, đó là hỏi bên bộ phận nhà hàng về chương trình ưu đãi nếu quy mô sự kiện của lớn thì có sự chiết khấu nào trong trường hợp đặt số lượng bàn tiệc lớn. 

3. Không gian rộng, sức chứa thoải mái

Địa điểm phải đáp ứng được sức chứa thoải mái, không gian vừa đủ, không quá rỗng và cũng không nên quá hẹp. Nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn, hãy tìm một nơi có diện tích đủ rộng để chương trình diễn ra được suôn sẻ nhất.

Đặc biệt, khi sự kiện của bạn có nhiều hoạt động mang tính vận động, khiến khách mời di chuyển  thì bạn không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có thể nghĩ khách đến không đông đủ đi chăng nữa. Với những sự kiện mở cửa tự do, bạn nên tìm một địa điểm có nhiều phòng để dự phòng phương án thay đổi kịch bản chương trình. 

4. Kiểm tra dịch vụ sự kiện đi kèm

Ngoài việc lựa chọn sảnh, hội trường thì bạn cần kiểm tra các dịch vụ sự kiện đi kèm như thiết bị loa, máy chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, internet,.... để đảm bảo sự kiện của mình sở hữu những trang thiết bị, vật chất tốt nhất. 

Bên cạnh đó, những vấn đề cần quan tâm như tiệc ăn nhẹ trong thời gian giải lao, đồ uống giải khát, nhân viên phục vụ,... Những yếu tố nhỏ này cũng là những điểm tạo nên một sự kiện thành công trọn vẹn, mang đến cảm giác hài lòng cho người tham gia. Mặt khác, một địa điểm được cung cấp đầy đủ các dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ một loại hình sự kiện đơn thuần.

5. Chi phí các hạng mục phù hợp

Về chi phí cho mặt bằng và các dịch vụ đi kèm của địa điểm, bạn nên tham khảo trước ở một số nơi khác để so sánh, đối chiếu và đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Càng xem xét nhiều hạng mục ở nhiều địa điểm, bạn sẽ có kinh nghiệm trong việc khảo sát giá trên thị trường. Từ đó, có quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

6. Đảm bảo mức độ an toàn

Yếu tố an toàn về tính mạng con người luôn phải được đảm bảo, dù sự kiện ấy được diễn ra với quy mô nhỏ hay lớn. Do đó, những biện pháp phòng, chống cháy nổ, hỏa hoạn của tòa nhà và những dụng cụ sơ cứu có đáp ứng ở mức cơ sở không cũng là điều bạn nên hỏi rõ để quản trị rủi ro tốt hơn.

Bên cạnh đó, nếu địa điểm nằm gần các cơ quan chức năng như công an, bệnh viện,... sẽ hỗ trợ được nhiều trong những trường hợp khẩn cấp. 

Trên đây là những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới HCM - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace. Hy vọng với những gợi ý trên bạn sẽ có được cuộc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện thành công!

>>>> Đọc thêm: Cách tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp