mangoweddingvn

Chọn nơi tổ chức sự kiện là khâu quan trọng và quyết định sự thành công của chương trình. Có rất nhiều vấn đề cần lưu tâm khi khảo sát một địa điểm và quyết định có nên chọn nó hay không? Vì vậy, trong bài viết sau đây, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside xin giới thiệu đến bạn những điều cần lưu ý, những câu hỏi cần phải trả lời để biết rằng đó có phải là địa điểm phù hợp mà bạn đang tìm kiếm hay chưa.

1. Di chuyển thuận tiện

Một địa điểm tổ chức sự kiện cần đáp ứng vị trí thuận tiện để khách mời có thể tìm kiếm và tham gia sự kiện một cách dễ dàng. Bạn nên khảo sát trước về đường đi và phương tiện di chuyển thuận lợi để không gặp phải những khó khăn sau này. Sự kiện tốt nhất nên tổ chức ở những khu vực trung tâm hoặc những khu vực lân cận, tránh trường hợp quá xa trung tâm thành phố sẽ gây hạn chế về số lượng khách mời tham dự. Trong trường hợp sự kiện kéo dài nhiều ngày, ban tổ chức nên bố trí tại những nơi có khách sạn, dịch vụ lưu trú để thuận tiện cho khách mời.

2. Giá thuê bao gồm những dịch vụ gì?

Khi khảo sát địa điểm, bạn cần cân nhắc kỹ những dịch vụ mà bạn sẽ nhận được miễn phí hoặc phải trả phí. Điều này quyết định rất lớn đến ngân sách, kế hoạch của bạn. Đối với những sự kiện với quy mô tầm trung thì nên chọn các hội trường, trung tâm tổ chức sự kiện sẽ giúp tối ưu được chi phí. Bởi vì những địa điểm này thường bao gồm các dịch vụ miễn phí đi kèm như máy chiếu, màn hình LED, bảng. Đồng thời, ban tổ chức nên lưu ý xem đơn vị cho thuê theo giờ, theo buổi hay theo ngày để cân nhắc và điều chỉnh thời gian tổ chức hợp lý.

3. Hỗ trợ nhân sự từ địa điểm tổ chức

Ngoài những dịch vụ được hỗ trợ, ban tổ chức cần lưu ý đến việc hỗ trợ của bên cho thuê địa điểm về nhân sự như thế nào. Có người hỗ trợ kỹ thuật như âm thanh, màn hình LED hay không? Và ngay cả những người hỗ trợ ở bãi giữ xe cũng rất quan trọng để có thể sắp xếp và hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng. Đồng thời, người tổ chức sự kiện cũng không gặp phải những khó khăn về việc bố trí nhân sự trong khâu tổ chức.

4. Thời gian được sử dụng địa điểm

Thông thường, tổ chức sự kiện cần có khoảng thời gian trước đó để setup, trang trí. Vì vậy, bạn cần lưu ý thời gian mà bạn sẽ được sử dụng địa điểm ấy để chuẩn bị cho phần trang trí. Nhiều nơi vì thời gian diễn ra hai sự kiện quá gần nhau dẫn đến việc setup gặp nhiều khó khăn cho người tổ chức. Đồng thời cần xác định thời gian đón khách, tiễn khách để chuẩn bị mọi thứ thật hợp lý.

5. Giới hạn về trang trí trong khu vực

Nhiều nơi tổ chức sự kiện thường quy định về những thay đổi mà bạn được phép và không được phép thay đổi trong khuôn viên tổ chức sự kiện của họ. Vì vậy, nếu chương trình của bạn cần trang trí và thay đổi nhiều thứ, cần thoả thuận và trao đổi với với quản lý trước để chắc chắn về những điều mình sắp thực hiện được chấp thuận một cách dễ dàng. Tránh trường hợp xảy ra xích mích, tranh cãi lúc sự kiện sắp bắt đầu sẽ gây khó khăn cho cả hai bên.

6. Các thỏa thuận bồi thường về thiệt hại

Có những rủi ro chúng ta sẽ không lường trước được khi tổ chức sự kiện như những hư hỏng, thiệt hại về trang thiết bị, vật tư của nơi tổ chức sự kiện. Vì vậy, cần làm rõ quy định và trách nhiệm của cả hai bên khi sự cố xảy ra. Như vậy bạn sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề và không gây khó khăn cho cả hai phía.

Lời kết

Với những lưu ý tuy nhỏ nhưng rất cần thiết và thiết thực cho những nhà tổ chức sự kiện chưa có kinh nghiệm. Hy vọng bạn sẽ áp dụng và tìm được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với khả năng tài chính và quy mô của mình. Đồng thời, tránh được những trường hợp “khó xử” và không hay khi sự kiện sắp đầu. Chúc bạn thành công với sự kiện sắp tới của mình.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn tổ chức sự kiện