Những lưu ý cần ghi nhớ khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Nếu như bạn đang có nhiều băn khoăn về việc triển khai sự kiện ngoài trời, đây chính là bài viết dành cho bạn. Từ khâu chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho đến những công đoạn khác, bạn sẽ cần dành ra nhiều tâm sức để có được một bản kế hoạch thực sự hoàn hảo.

Tuy nhiên, bạn sẽ không phải lo lắng quá nhiều, bởi chỉ cần nắm bắt được một số thủ thuật mà chúng tôi chia sẻ dưới đây, sự kiện của bạn sẽ được diễn ra một cách trơn tru, thuận lợi nhất.

Hãy chắc chắn rằng sự kiện của bạn phù hợp để tổ chức ngoài trời

Không phải mọi sự kiện đều sẽ thích hợp để tổ chức ngoài trời. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi ra mắt sản phẩm, workshop, hội thảo chuyên đề, hay các buổi tọa đàm kinh tế, hãy ưu tiên những địa điểm trong nhà.

Trước khi chọn địa điểm tổ chức khu vực ngoài trời, bạn cần suy xét kỹ càng về mục đích chính và lịch trình của sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc về thị hiếu của các khách mời, cũng như một số tiêu chí liên quan đến vấn đề ngân sách để có thể đưa ra quyết định chính xác.

Trước khi chọn địa điểm tổ chức khu vực ngoài trời, bạn cần suy xét kỹ càng về mục đích chính và lịch trình của sự kiện, cũng như thị hiếu của khách mời

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Một khi bạn đã chắc chắn rằng sự kiện có thể được tổ chức ngoài trời, việc cần làm tiếp theo đó là hãy chọn địa điểm phù hợp. Để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể dựa trên ba tiêu chí sau đây:

• Mức ngân sách cho sự kiện
• Diện tích địa điểm tổ chức
• Sự khả thi trong việc trang trí, sắp xếp trang thiết bị

Phương thức hữu hiệu để chọn được địa điểm tốt là hãy đến tham quan trực tiếp, cũng như trao đổi sát sao với đơn vị cung cấp địa điểm để có được những nhận định khách quan.

Một khi bạn đã chắc chắn rằng sự kiện có thể được tổ chức ngoài trời, việc cần làm tiếp theo đó là hãy chọn địa điểm phù hợp

Nhằm đem đến cho bạn nhiều ý tưởng hơn trong việc tìm kiếm địa điểm, chúng tôi xin được gợi ý Nhà Hàng và Trung Tâm Hội Nghị Riverside Palace, tọa lạc tại số 360D đường Bến Vân Đồn, quận 4, TP. Hồ Chí Minh.

Với khuôn viên Green Riverside rộng hơn 1000m2 nằm ngay trong lòng Riverside Palace, bạn sẽ có thể triển khai những buổi sự kiện trong một không gian xanh mát, trong lành.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có thể tạo nên những ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời khi chọn Green Riverside là điểm dừng chân cho những dịp đặc biệt của công ty hoặc của riêng bản thân bạn.

Với khuôn viên Green Riverside rộng hơn 1000m2, bạn sẽ có thể triển khai những buổi sự kiện trong một không gian xanh mát, trong lành

Lưu ý những vấn đề về thời tiết

Đối với sự kiện ngoài trời, các vấn đề thời tiết là một trở ngại không hề nhỏ. Vậy nên, sẽ không hề dư thừa nếu bạn chuẩn bị thêm kế hoạch dự phòng để tránh được những tình huống bất ngờ, như mưa to, nắng gắt hay gió lớn.

Trong trường hợp thời điểm sự kiện rơi vào mùa mưa, bạn có thể cho sắp xếp thêm một khu vực kín đáo hơn để quan khách dễ dàng di chuyển khi có sự cố bất ngờ xảy ra. Với những ngày nắng nóng hoặc có nhiều gió, dù che cỡ lớn và mái hiên di động sẽ là các vật dụng vô cùng hữu ích.

Sẽ không hề dư thừa nếu bạn chuẩn bị thêm kế hoạch dự phòng để tránh được những sự cố bất ngờ liên quan đến vấn đề thời tiết

Đầu tư trau chuốt vào hệ thống âm thanh ánh sáng

Không khí sự kiện ngoài trời thường loãng và dễ bị phân tán sự tập trung hơn so với các sự kiện trong nhà, do đó, bạn hãy cố gắng dành một chút thời gian để đầu tư cho việc lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng.

Đặc biệt với các sự kiện vào buổi tối, những thiết bị chiếu sáng sẽ càng phát huy được vai trò của chúng, giúp thu hút sự chú ý của quan khách một cách hiệu quả. Song song đó, sự hỗ trợ của những bản nhạc cũng sẽ tạo nên bầu không khí hứng khởi hơn cho tất cả mọi người.

Hãy cố gắng đầu tư cho việc lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng để có được một sự kiện thật hoàn hảo

Phòng trừ sự quấy rầy của côn trùng

Sự quấy rầy của các loại côn trùng dễ làm các khách tham dự cảm thấy thiếu thoải mái. Vì vậy, bạn sẽ cần bố trí thêm một số loại đèn diệt côn trùng, hoặc sử dụng các biện pháp phòng trừ tự nhiên để hạn chế sự phiền nhiễu của những người bạn kém thân thiện này.

Bạn sẽ cần bố trí thêm một số loại đèn diệt côn trùng, hoặc sử dụng các biện pháp phòng trừ tự nhiên để hạn chế sự phiền nhiễu của côn trùng

Trên đây là những lưu ý cần ghi nhớ khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Rất mong rằng, qua những thông tin đã được đề cập, bạn sẽ thu thập thêm nhiều kiến thức hữu dụng và sớm có được bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo.

>>> Green Riverside - Không gian sân vườn thơ mộng ngay tại trung tâm thành phố