Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý những kinh nghiệm gì?

Địa điểm diễn ra sự kiện đóng vai trò quan trọng của một sự kiện. Yếu tố này còn góp mặt khoảng 60% sự thành công của sự kiện. Nếu bạn vẫn đang phân vân lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện, hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để biết thêm kinh nghiệm để chọn cho mình một nơi tổ chức phù hợp nhất.

Yếu tố về không gian

Vị trí tổ chức sự kiện

Lựa chọn không gian địa điểm tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện

Địa điểm diễn ra chương trình là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời cũng là bộ mặt chính của công ty. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn thật kỹ địa điểm tổ chức tuỳ theo mục đích chính và tính chất của sự kiện. Dưới đây là một số yêu cầu:

• Địa điểm tổ chức sự kiện nên chọn gần trung tâm thành phố.
• Gần bến xe buýt, sân bay…
• Có đường lớn dễ thấy, dễ tìm kiếm, ngã tư dễ dàng bắt các phương tiện giao thông.
• Gần các trung tâm thương mại lớn, thu hút nhiều người.
• Nên có bãi đổ xe rộng rãi.
• Ngoài ra cũng nên tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không. Để tránh tổ chức sự kiện sát những giờ cao điểm đấy.

Bố cục không gian phù hợp với tính chất của sự kiện

Bố cục không gian rất quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức 

Trước khi lựa chọn địa điểm, hãy đảm bảo hiểu rõ ràng nhất về tính chất và mục đích chính của chương trình mình tổ chức. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn nên tìm một nơi không gian đủ rộng để khách cảm thấy thoái mái và thuận tiện. Không nên vì bất kì lý do nào mà chọn nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa. 

Bạn không thể đưa một sự kiện sang trọng đến một không gian tầm thường, điều này có thể làm mất đi tính tôn trọng đối với khách hàng đến tham dự. Tất cả mọi thứ đều cần được chuẩn bị kỹ trước khi diễn ra sự kiện, hãy để ý đến những điều nhỏ nhất vì có thể điều đó sẽ làm cho sự kiện của bạn không tốt trong mắt khách mời:

• Điều đầu tiên, cần đánh giá một cách tổng thể về bố cục và không gian địa điểm: nội thất, thiết kế, phong cách, tông màu chủ đạo sảnh tiệc.
• Những chi tiết nhỏ cần chú ý: bàn ghế, hế thống ánh sáng; trần nhà (chiều cao, hình dáng, chiều rộng,…), cổng chào, nhà vệ sinh, bục phát biểu, sân khấu, thảm, tường, màn chiếu,...
• Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã định sẵn.
• Cuối cùng là xem xét cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột che khuất tầm nhìn của khách tham dự không

>>>> Xem thêm: Các sảnh tiệc tổ chức sự kiện sang trọng tại đây

Mức độ đảm bảo an toàn 

Quý khách sẽ cảm thấy không mấy thoải mái, dễ chịu khi đến tham dự sự kiện mà không đảm bảo được tính an toàn. Bên ban tổ chức sự kiện phải đặc biệt chú ý một điều khi đi khảo sát địa điểm thực tế về mức độ an toàn cho bên tham dự. Phải tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.

Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.

Về sự tiện nghi của nơi tổ chức

Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình…
• Sân khấu, bàn ghế chắc chắn, không bị lung lay.
• Có các dụng cụ trang trí cơ bản như hoa để bàn, nơ ghế…
• Nguồn điện có công suất đủ lớn cho suốt buổi lễ, và có dự trù máy phát điện hay không
• Thiết bị dụng cụ, dịch vụ nào được cung cấp kèm miễn phí khi thuê địa điểm?
• Hệ thống máy chiếu, màn chiếu, giấy bút có đầy đủ không?
• Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng?

Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý cơ sở vật chất có đáp ứng đầy đủ không

Có thể bạn quan tâm:

>>> Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng cho hội thảo hội nghị

>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Điều quan trọng nữa là bạn cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ, nhất là chất lượng nhân sự của địa điểm tổ chức. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ tạo nên hình ảnh tốt đẹp của đơn vị tổ chức sự kiện và ngược lại. Hãy chủ động tiếp xúc, nói chuyện cùng họ để đưa ra đánh giá, cùng với đó làm việc với quản lý để có những phương án tổ chức tốt nhất. Đừng coi nhẹ vấn đề này, sẽ rất tai hại nếu khách phàn nàn về nhân sự nào đó của chúng ta.

Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý

Trước khi đưa ra quyết định nên chọn địa điểm phù hợp thì chi phí tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, vì thế bạn cũng cần cân nhắc sao cho hợp lý. Bạn nên tham khảo giá cả trung bình của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến sự thống nhất chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. 

Hãy bỏ ra nhiều công sức tìm kiếm thì địa điểm bạn tìm được chắc chắc sẽ mang lại sự hài lòng nhất. Bên cạnh đó, khi xem xét giá cả, quý khách nên tìm hiểu rõ hơn về tất cả các chi phí đi kèm như:

• Chi phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện: theo ngày hoặc theo giờ. Nếu theo giờ thì có tính phí chuẩn bị sự kiện hay không.
• Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác như: gửi xe, nhân viên phục vụ…
• Phí hoa hồng.
• Thuế VAT 10%.
• Chi phí có tăng giảm theo giờ cao điểm hay cuối tuần, ngày lễ hay không.

Trên đây là những kinh nghiệm tổng quan nhất, hi vọng với các thông tin này có thể giúp ích được cho bạn trong quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình. Nếu bạn thắc mắc, phân vân về sự chọn lựa phù hợp, hãy liên hệ ngay trực tiếp đến nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace để được giải đáp kỹ hơn nhé!

>>> Tổ chức chương trình tại Riverside Palace