Tổ chức sự kiện phải đối mặt với nhiều quyết định với những hạng mục khác nhau. Tuy nhiê, việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô và đáp ứng được mục đích của sự kiện lại không dễ. Đặc biệt, đối với những sự kiện của công ty cần có sự chỉnh chu trong thực hiện để hình ảnh của công ty ngày một đẹp hơn. Để giúp bạn chọn được địa điểm phù hợp, dưới đây là những yếu tố mà nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace liệt kê ra:
Mức chi phí phù hợp
Đầu tiên, địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp là địa điểm có mức chi phí nằm trong giới hạn ngân sách cho phép.
Một lưu ý để bạn có thể điều chỉnh giá thuê mặt bằng là điều chỉnh thời điểm thuê. Thay vì thuê cuối tuần và những ngày lễ, bạn chọn tổ chức vào ngày thường sẽ nhận được mức ưu đãi về giá hơn.
Vị trí địa lý
Nơi bạn chọn tổ chức sự kiện phải là chỗ có vị trí địa lý thuận tiện đi lại cho người tham gia. Ở đây, là tiệc của công ty thì bạn nên chọn địa điểm tổ chức gần với địa chỉ của công ty mình. Nếu sự kiện diễn ra bên ngoài kết hợp với hoạt động khác như du lịch hoặc nghĩ dưỡng thì bạn có thể chọn nơi đó để thực hiện sự kiện thuận lợi hơn.
Không gian địa điểm tổ chức sự kiện
Về yếu tố không gian, địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện của công ty bạn là nơi có kiến trúc thiết kế, nội ngoại thất trang trí và sắp xếp hợp lý với những hoạt động diễn ra trong xuyên suốt chương trình. Đặc biệt, nếu đây là tiệc công ty, tính sang trọng là điều bạn nên lựa chọn đầu tiên.
Dịch vụ và tiện nghi của địa điểm tổ chức sự kiện
Yếu tố dịch và tiện nghi của địa điểm tổ chức sự kiện là những tác động trực tiếp đến người tham gia như nhà cung ứng nguyên liệu, nhà bếp, nhà WC,… Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức sự kiện cần có sẵn bàn, ghế, khăn trải bàn đầy đủ hay các thiết bị nghe nhìn nhằm giúp bạn tiết kiệm được công sức và tiền bạc.
>>>> Xem thêm: Dịch vụ sự kiện uy tín tại TPHCM ở đây.
Sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện
Số lượng khách có thể đáp ứng phục vụ của địa điểm là một trong những yếu tố cơ bản nhất. Sức chứa của địa điểm không chỉ dừng lại ở chứa lượng người, mà bạn còn cần tính diện tích trống để chuẩn bị, sắp xếp vật dụng cho sự kiện, lối đi ra vào đảm bảo độ thông thoáng để phòng tránh được những sự cố bất ngờ xảy ra.
Chỗ đỗ xe
Nếu lựa chọn sảnh trong của một nơi để tổ chức sự kiện, bạn nên tính toán chỗ đỗ xe cho những người tham dự sự kiện. Nếu số lượng người tham gia lớn những bãi đậu xe hẹp thì bạn nên cân nhắc thuê thêm một bãi đậu xe dự phòng gần địa điểm tổ chức sự kiện của mình.
Những yếu tố khác về địa điểm tổ chức sự kiện
Sắp xếp, bố trí địa điểm
Để sự kiện diễn ra thành công, ngay sau khi lựa chọn được địa điểm, bạn nên đưa ra một ý tưởng khái quát cho các hoạt động có thể diễn ra bao gồm các trang trang thiết bị, bố trí bàn ghế, sàn, sân khấu, các thiết bị nghe nhìn, khu vực kỹ thuật theo nhu cầu của từng nhóm người tham gia. Từ đó có được sơ đồ tổng quát chung, hiểu địa hình và bố trí sắp xếp đồ được thuận lợi.
Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét đến lưu lượng giao thông tại khu vực khác nhau như cửa ra vào hay khu vực đăng ký để có sự sắp xếp các bảng biểu giới thiệu, hướng dẫn,….
Khả năng tiếp cận của địa điểm
Đây là một yếu tố thường hay dễ bị quên. Căn cứ vào đối tượng tham gia, đặc biệt là khi sự kiện của bạn có sự xuất hiện của người già, trẻ nhỏ, hoặc người khuyết tật,… thì cần xem xét khả năng tiếp cận của địa điểm có thích hợp hay không.
Thiết kế an toàn
Vấn đề an toàn cần được xem xét kỹ lưỡng. Địa điểm tổ chức sự kiện cần có các thiết bị an toàn như các thiết bị phòng tránh cháy nổ, cửa thoát hiểm thuận tiện…để dự phòng cho các tình huống xuống xảy ra.
Trên đây là những gợi ý từ nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace về các yếu tố hoàn chỉnh để bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện công ty phù hợp. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ hữu ích và giúp bạn chọn đúng địa điểm mình mong muốn.