05 nội dung cơ bản của một mẫu kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị hoàn hảo

Kế hoạch tổ chức hội nghị được xem là kim chỉ nam giúp cho mọi hoạt động của hội nghị được triển khai hợp lý và khoa học nhất. Trước khi tổ chức một chương trình hội nghị, kế hoạch tổ chức luôn phải được xây dựng và xem xét nhiều lần để đảm bảo tính khả thi của nó. Ở bài viết này Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM mách bạn về 05 nội dung cơ bản của một mẫu kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị chỉn chu nhất. 

 

1. Xác định mục tiêu khi bạn tổ chức hội nghị này là gì? 

Để tổ chức một sự kiện lớn như hội nghị khách hàng, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu tổ chức, với mỗi loại mục tiêu khác nhau sẽ có một loại hình tổ chức phù hợp. Ví dụ như doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị với mục tiêu tri ân khách hàng, đối tác làm ăn hoặc tổ chức sự kiện ra mắt, quảng bá sản phẩm mới. Còn nếu doanh nghiệp đang muốn tổ chức nhằm chia sẻ kiến thức thì sự kiện đó có thể là một buổi workshop. 

Một sự kiện hội nghị của doanh nghiệp có thể tổ chức ra với một mục đích hoặc nhiều mục đích khác nhau. Khi có mục đích cụ thể, các hoạt động trong sự kiện hội nghị sẽ được triển khai để làm nổi bật được mục đích ban đầu. 

 

Tổ chức hội nghị khách hàng

 

2. Xác định chủ đề và ý tưởng của hội nghị 

Đa phần các doanh nghiệp khi tổ chức chương trình đều mong muốn có một sự kiện mang đậm màu sắc thương hiệu. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần sáng tạo một chủ đề làm nổi bật lên văn hóa doanh nghiệp hoặc hình ảnh đặc trưng gắn liền với doanh nghiệp. 

Sau khi đã xác định được chủ đề mà buổi hội nghị hướng tới, công ty nên có một cuộc họp để mọi người cùng nhau xây dựng và đưa ra ý kiến và thống nhất các ý tưởng hay nhất, phù hợp nhất. 

 

Trang thiết bị hiện đại tại Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM -  Gala Center

 

3. Lên danh sách khách mời

Mỗi sự kiện được tổ chức ra sẽ nhắm đến lượng khách mời nhất định, việc của bạn là nghiên cứu rõ về những đặc điểm của nhóm khách hàng mà công ty đang muốn hướng đến trong hội nghị lần này. Bạn có thể khoanh vùng khách hàng dựa vào những yếu tố nhân khẩu học như: họ là nam hay nữ?, độ tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, điều họ đang quan tâm nhiều nhất là gì. Càng nắm chắc các thông tin về đối tượng tham dự sự kiện bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kịch bản phù hợp cho chương trình được diễn ra chỉn chu, tinh tế và giữ chân khách mời được đến cuối chương trình. 

 

4. Lập bảng dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là bước quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc này giúp bạn dễ dàng số tiền đã chi để tổ chức chương trình hiệu quả hơn, tránh những khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Thông thường mỗi công ty đều có một khoản ngân sách nhất định cho việc chi tiêu các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện. Bạn nên “cân đo đong đếm” sao cho chi phí thực tế không quá lệch so với chi phí bạn đã dự trù, lời khuyên ở đây là bạn nên đi khảo sát giá của 2 - 3 bên cung cấp dịch vụ để tìm được nơi có giá phù hợp nhất. Những hạng mục bạn cần lưu ý là: chi phí thuê địa điểm, in ấn các ấn phẩm truyền thông, quà tặng đại biểu, khách mời. 

 

5. Xác định thời gian tổ chức hợp lý và tìm kiếm một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM phù hợp

Mốc thời gian diễn ra sự kiện ra hội nghị khách hàng nên vào ngày cuối tuần. Bạn cần ít nhất 1 tháng cho công tác chuẩn bị, vì vậy hãy chọn thời điểm thích hợp nhất cho cả ban tổ chức và người tham dự hội nghị. 

Sau khi đã ấn định được thời gian tổ chức, bạn cần tìm một trung tâm tổ chức hội nghị sang trọng, chuyên nghiệp để đảm bảo luôn đúng tiến độ thực hiện. Một vài lưu ý bạn nên tham khảo khi lựa chọn trung tâm hội nghị: 

• Trung tâm hội nghị có vị trí thuận lợi cho khách mời, địa điểm dễ tìm và nơi đó phải có giao thông thông thoáng. 
• Không gian sảnh tiệc rộng rãi, sức chứa lớn và có bãi đậu xe an toàn cho cả xe ô tô và xe máy. 
• Hệ thống trang thiết bị được đầu tư hiện đại
• Chất lượng món ăn và thái độ phục vụ của nhân viên chuyên nghiệp. 

 

Gala Center tự hào là nơi cung cấp những dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp

 

Tổng kết

Trên đây là những bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất tại Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM. Nếu doanh nghiệp bạn đang có thắc mắc hoặc muốn tìm một nơi chuyên nghiệp để tổ chức hãy đến ngay với Gala Center - Trung tâm tổ chức hội nghị hàng đầu trong lĩnh vực sự kiện.